Regulile de utilizare ale REGES-Online, sistemul care va înlocui Revisal. Cum vor folosi firmele și angajații platforma

• Hotărârea de Guvern nr. 295 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE) a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 278 din 31 martie 2025. REGES-ONLINE devine obligatoriu pentru toți angajatorii, înlocuind vechiul sistem Revisal. Platforma permite gestionarea digitală a contractelor de muncă și este accesibilă și angajaților. Nerespectarea termenelor de completare atrage amenzi de până la 20.000 lei.

Hotărârea de guvern stabilește definitiv înlocuirea aplicației Revisal cu un nou sistem electronic, denumit REGES (sau REGES-ONLINE). Noul portal digital va asigura gestionarea electronică a contractelor individuale de muncă de către angajatori și prestatori autorizați, printr-o platformă digitală gestionată de Inspecția Muncii.

Începând cu 6 luni de la intrarea în vigoare a noii hotărâri, se abrogă HG nr. 905/2017, iar actualul Revisal va fi complet înlocuit de versiunea digitală REGES-ONLINE.

Această măsură vizează modernizarea relațiilor de muncă și digitalizarea procesului de evidență a salariaților, cu scopul de a reduce birocrația, a crește transparența și a facilita interacțiunea între angajatori, salariați și autorități.

Cine folosește REGES-ONLINE?

REGES-Online este o platformă informatică dezvoltată pentru completarea, transmiterea și procesarea electronică a datelor legate de încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor de muncă. Este destinată tuturor angajatorilor – fie persoane fizice, fie juridice, inclusiv instituțiilor publice și reprezentanțelor diplomatice acreditate în România.

Platforma asigură alinierea la cerințele europene privind protecția datelor personale (GDPR) și digitalizarea relațiilor de muncă.

Conform hotărârii, sunt obligate să utilizeze platforma următoarele entități: persoane fizice sau juridice de drept privat, instituții și autorități publice, misiuni diplomatice, oficii consulare, reprezentanțe comerciale acreditate în România – pentru personal local sau străin cu drept de muncă.

De asemenea, angajatorii pot delega completarea REGES-Online către prestatori autorizați (experți contabili, contabili autorizați, PFA, II, IF etc.), însă responsabilitatea finală rămâne în sarcina angajatorului.

Ce trebuie completat în REGES?

Angajatorii vor introduce în platformă, cel târziu în ziua anterioară începerii activității:

• Datele de identificare ale firmei și ale salariatului;
• Informații despre contractul de muncă (data, funcție, tip, durată, normă de lucru, salariu etc.);
• Informații privind detașarea, suspendarea sau încetarea raporturilor de muncă.

Modificările ulterioare se vor transmite electronic, în termenele stabilite de lege, cu excepția cazurilor speciale precum hotărârile judecătorești sau certificatele medicale.

Angajatorii au 6 luni de la data publicării hotărârii pentru a se înregistra în sistem și pentru a completa toate datele aferente contractelor active. Neîndeplinirea obligației poate atrage sancțiuni:

• Amenzi între 3.000 și 20.000 lei pentru netransmiterea datelor sau completarea eronată;
• Până la 5.000 lei pentru neactualizarea modificărilor;
• 6.000 lei pentru lipsa dosarului de personal sau nerespectarea termenelor de eliberare a adeverințelor la cererea angajaților.

Reguli pentru folosirea REGES de către firme

Conform Hotărârii de Guvern nr. 295 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), reprezentanții societăților comerciale trebuie să urmeze următoarele reguli.

• 1. Înregistrare obligatorie în sistem în 6 luni
  Toți angajatorii trebuie să se înregistreze în REGES-ONLINE în termen de 6 luni de la publicarea hotărârii în Monitorul Oficial.
• 2. Transmite datele înainte de angajare
  Datele contractului individual de muncă trebuie introduse în sistem cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului.
• 3. Actualizează contractele active
  Toate datele contractelor existente (active) trebuie completate în sistem în aceleași 6 luni de tranziție.
• 4. Modificările trebuie raportate la timp
  Orice modificare a funcției, salariului, normei de muncă, suspendării sau încetării CIM trebuie transmisă în termene legale – unele chiar și în ziua anterioară producerii modificării.
• 5. Poți delega completarea REGES, dar răspunderea e a ta
  Angajatorii pot contracta contabili sau prestatori autorizați pentru completare, însă răspunderea rămâne exclusiv a angajatorului.
• 6.Dosar personal complet, inclusiv digital
  Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar personal complet – în format fizic sau electronic, dacă se utilizează semnătura electronică.
• 7. Eliberează documente la cererea angajatului
  Angajatorul are obligația să furnizeze salariatului, în 15 zile lucrătoare, copii sau adeverințe legate de activitatea desfășurată, la cerere.
• 8. Erorile se corectează imediat
  Orice greșeală înregistrată în REGES trebuie corectată de îndată ce este cunoscută de angajator.
• 9. Netransmiterea datelor se sancționează
  Amenzile pentru nerespectarea termenelor sau erori variază între 3.000 și 20.000 lei, în funcție de gravitate.
• 10.Instituțiile pot accesa REGES prin protocoale
  Accesul autorităților publice la datele din sistem se face doar pe baza unui protocol oficial încheiat cu Inspecția Muncii.

Reguli pentru angajați privind utilizarea REGES-Online

Conform Hotărârii de Guvern nr. 295 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), angajații trebuie să urmeze următoarele reguli pentru a beneficia de avantajele platformei.

• 1. Verificarea datelor proprii
  Angajatul are dreptul să ceară informații despre datele sale din REGES.
• 2. Solicitarea adeverințelor
  Poți cere în scris adeverințe privind activitatea, salariul și vechimea, iar angajatorul trebuie să le elibereze în 15 zile lucrătoare.
• 3. Acces la dosarul personal
  La cerere, angajatorul trebuie să îți pună la dispoziție copii ale actelor din dosarul personal.
• 4. Semnătura electronică
  Contractul de muncă poate fi semnat digital, dacă ambele părți sunt de acord.
• 5. Confidențialitate garantată
  Datele personale din REGES sunt protejate conform Regulamentului GDPR.
• 6. Primirea extrasului REGES la încetarea activității
  La plecare, angajatul trebuie să primească un extras certificat din REGES și o adeverință de vechime.
• 7. Acces indirect prin autorități
  În anumite condiții, instituțiile publice pot accesa datele tale doar în baza unor protocoale.
• 8. Posibilitatea de contestare
  Dacă identifici erori în REGES, te poți adresa angajatorului sau Inspecției Muncii.
• 9. Consultare în timp real (în viitor)
  Sistemul este proiectat pentru a permite consultarea digitală a istoricului muncii (în fazele ulterioare de dezvoltare).
• 10. Obligația de a informa despre schimbări relevante
  Angajatul trebuie să notifice angajatorul în cazul schimbărilor de nume, cetățenie sau alte date relevante.