Mai sunt utile programele de facturare de la 1 iulie, dată de la care toate facturile trebuie trimise prin sistemul e-Factura

• Începând cu data de 1 iulie 2024, pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România, vor avea valoare fiscală doar acele facturi care sunt trimise către destinatari utilizând sistemul de facturare electronic e-factura, prevede OUG 120/2021. Una dintre urmările acestei decizii a Fiscului este întrebarea dacă programele de facturare mai sunt utile de la 1 iulie.

Răspunsul oferit de firmele de contabilitate pe care le-am contactat în ultima săptămână a fost că „da”. Aceste programe de facturare sunt valabile după 1 iulie, în sensul că pot fi utilizate în continuare cu două condiții.

Prima, oricum e valabilă de la începutul anului. Trebuie ca aceste programe de facturare să trimită facturile eliberate și la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), în sistemul e-Factura.

A doua condiție, trebuie ca aceste programe să permită și preluarea facturilor de la furnizori de la 1 iulie. „De la 01 iulie 2024 se in calcul doar facturile trimise prin e-Factura. Ar trebuie ca lunar ca o companie să descarce aceste facturi de la furnizori din program.

Înlocuirea programelor de facturare cu Spațiul Virtual Privat

Dacă un antreprenor dorește să evite să folosească un program de facturare, care implică și un abonament după un anumit număr de facturi lunare, o alta posibilitate este logarea pe portalul ANAF, în serviciul ro  e-Factura pentru a descarca și verifica facturile emise de furnizori cu tokenul conectat la calculator.

Tot din Spațiul Virtual Privat, administratorii firmelor au posibilitatea de a emite facturi către clienți. ANAF a explicat pașii prin care se emite o factură în acest video.

Cum se trimite factura

Potrivit explicațiilor oferite de Agenția Națională de Administrare Fiscală în Ghidul privind e-factura, pentru a putea transmite facturile către destinatar firmele trebuie să se autentifice în Spațiul Privat Virtual, prin accesarea butonului autentificare cu certificat.

După autentificare, se selectează opțiunea Trimitere factură din meniul Factura electronică.

Din listele puse la dispoziție în câmpurile Sintaxă XML (predefinit pentru standardul UBL) și CIF factură (se specifică CIF vânzător, având în vedere că un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe Coduri de identificare fiscală) trebuie selectare opțiunile potrivite. Ulterior se apasă butonul Choose File, se încarcă de pe calculatorul personal fișierul XML și se apasă butonul Transmitere XML Factură.

Verificarea

Aplicația va întoarce un răspuns cu privire la încărcarea cu succes a fișierului („fișierul a fost transmis cu succes și urmează a fi prelucrat”) și va emite un ID (index de încărcare) prin intermediul căruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii.

Acest ID se va copia în câmpul „Verificare stare fișier transmis anterior”, după care se va apăsa butonul „Verifică”, la scurt timp afișându-se un mesaj de înștiințare care atestă prelucrarea facturii.

După cum precizează ghidul ANAF, sistemul RO e-Factura atribuie automat un număr de identificare, denumit „Index de încărcare”, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului. Contribuabilii trebuie să țină cont că fișierele valide vor fi disponibile în sistem pentru descărcare pentru o perioadă de 60 de zile de la momentul publicării în sistem.

Descărcare

Pentru a descărca factura, destinatarul se va loga în SPV, utilizând semnătura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor.

Factura poate fi descărcată din  secțiunea „Factura electronică – Răspunsuri factură”. Pentru a identifica factura se selectează CIF-ul și numărul de zile pentru care dorește să se afișeze răspunsurile și se apasă butonul „Obține răspunsuri”. După afișarea listei cu facturi încărcate, utilizatorul va apăsa butonul „Descarcă” din dreptul facturii care îl interesează.

Facturile emise către persoanele fizice se înregistrează în e-Factura

Tot de la 1 iulie 2024 se trimit si facturile emise către persoanele fizice prin e-factura in termen de 5 zile, se precizează în noile reguli stabilite de ANAF.

„Totodată, primirea și înregistrarea de către destinatari – persoane impozabile stabilite în România conform art.266 alin. (2) din Codul fiscal, a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără a fi transmisă prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură”.

Ce implicații au prevederile ordonanței pentru persoanele juridice?

Potrivit consultantului fiscal Adrian Bența, „pentru facturile care nu sunt transmise prin sistemul electronic nu se va mai putea deduce taxa pe valoarea adăugată”.

Acesta reamintește totodată că firmele trebuie să fie foarte atente la termenul limită până la care trebuie să înregistreze facturile în sistemul electronic, respectiv la cel mult 5 zile de la emitere. Dacă acest termen este depășit, atunci sunt pasibile de amenzi cuprinse între 1.000 și 10.000 de lei.

Astfel, OUG 120/2021 prevede că ”nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice”.