Procedura prin care firmele completează datele în platforma REGES-ONLINE, care va înlocui Revisal. Regulile au fost publicate de Ministerul Muncii

Scopul acestui ordin este de a reglementa modul în care angajatorii trebuie să completeze, să transmită și să interogheze datele din Registrul general de evidență a salariaților, cunoscut sub denumirea de REGES-ONLINE.

Ordinul ministrul Muncii 1.107/2025 stabilește obligațiile angajatorilor de a transmite datele relevante în acest registru, precum și procedurile pentru accesul la platformă, fie pentru angajatori, fie pentru salariați.

Ordinul, pe scurt

Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE (reges.inspectiamuncii.ro) va înlocui Revisal și va deveni o platformă esențială în administrarea și gestionarea contractelor individuale de muncă.

În detaliu, ordinul prevede:

1. Aprobarea procedurii de acces pentru completarea și transmiterea datelor.
2. Obligativitatea Inspecției Muncii și a inspectoratelor teritoriale de muncă de a implementa și urmări aplicarea acestei proceduri.
3. Abrogarea vechiului ordin nr. 1.918/2011 la intrarea în vigoare a acestuia, cu excepția unor prevederi care vor rămâne aplicabile până la 6 luni după intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025. Acest HG 295/2025 a fost publică în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Rezultă că firmele trebuie să treacă complet pe noua platformă până 30 septembrie 2025.

Conform legii, sunt obligați să completeze și să acceseze REGES-ONLINE: persoanele fizice și juridice de drept privat; instituțiile și autoritățile publice sau alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă; misiunile diplomatice, oficii consulare ale altor state în România, precum și reprezentanțele organizațiilor internaționale, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local cu cetățenie română sau pentru străinii cu drept de muncă în România.

Reguli pentru firme, pentru angajatori

Conform legislației în vigoare, toate persoanele juridice și fizice care angajează personal în baza unui contract de muncă sunt obligate să completeze și să transmită datele referitoare la salariații lor în acest registru, utilizând portalul reges.inspectiamuncii.ro.

Este esențial ca atât angajatorii, cât și salariații să fie la curent cu reglementările specifice pentru utilizarea corectă a acestei platforme.

Conform legislației, aceștia au obligația de a completa și transmite în registru datele referitoare la toate modificările care survin în cadrul contractelor de muncă ale salariaților. Printre acestea se numără încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestora.

Accesul angajatorilor la platforma REGES-ONLINE este reglementat de autoritățile competente și se poate face prin mai multe modalități:

• Prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID. Aceasta este o metodă rapidă și sigură de autentificare.
• Prin utilizarea unui certificat digital calificat, în conformitate cu Legea nr. 214/2024 privind semnătura electronică.
• Prin solicitarea activării contului la inspectoratul teritorial de muncă, dacă nu au la dispoziție niciuna dintre metodele de autentificare anterioare.

Este esențial ca angajatorii să dețină accesul la platforma REGES-ONLINE pentru a respecta termenele legale privind transmiterea datelor și pentru a asigura o gestionare corectă a salariaților.

Completarea și transmiterea datelor în REGES-ONLINE din partea companiilor

Datele care trebuie completate în REGES-ONLINE sunt esențiale pentru evidența contractelor individuale de muncă ale salariaților și sunt cele referitoare la:

• informațiile privind încheierea acestora,
• modificările intervenite pe parcursul derulării contractului (de exemplu, schimbarea locului de muncă, a postului, a salariului sau a programului),
• precum și înregistrarea suspendării sau încetării acestora.
• Firmele vor avea persoane desemnate pentru accesul în sistem

Cine completează datele în Reges din partea firmelor

Angajatorii pot desemna unul sau mai mulți salariați pentru a gestiona aceste activități.

Este important ca aceștia să fie instruiți și să înțeleagă responsabilitatea pe care o implică completarea corectă a datelor în platformă. De asemenea, aceștia trebuie să respecte prevederile legislației naționale și europene, inclusiv reglementările privind protecția datelor personale ale angajaților, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

În cazul în care angajatorii nu au capacitatea internă de a completa și transmite datele în REGES-ONLINE, aceștia pot contracta servicii externe. De exemplu, pot încheia contracte cu prestatori de servicii care să preia completarea și transmiterea datelor în platformă. În acest caz, angajatorii trebuie să completeze în REGES-ONLINE opțiunea „Delegare” și să furnizeze datele de identificare ale prestatorului de servicii, inclusiv CUI/CIF, data încheierii contractului, data de început și durata prestării serviciilor, se precizează în ordinul ministrului Muncii.

Transmiterea datelor se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea contractului de prestări servicii, iar angajatorii trebuie să se asigure că toate informațiile sunt corect completate și transmise în timp util pentru a evita eventualele sancțiuni.

Accesul salariaților la REGES

Salariații pot accesa platforma REGES-ONLINE pentru a consulta datele referitoare la propriile contracte de muncă. Acesta poate fi realizat în mod individual, iar metodele de acces sunt:

• Prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, utilizând aplicația RoeID.
• Prin semnătura digitală calificată, în conformitate cu Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice.
• Prin activarea contului de către inspectoratul teritorial de muncă, în cazul în care nu există alte modalități de autentificare.

Salariații pot obține extrase din Registru prin mai multe metode:

• Online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați”.
• De la Info Kioskul, amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă.
• De la angajator, care este responsabil de punerea la dispoziție a acestora.
• De la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul în care salariatul nu poate obține acces online la platformă.

Aceste opțiuni oferă salariaților acces rapid și ușor la informațiile care îi privesc și garantează transparența în procesul de evidență a salariatului.

Ordinul ministrului Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale nr.1.107/2025

Procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE

CAPITOLUL I - Dispoziții generale

1. Au obligația de a întocmi și accesa Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE, denumit în continuare Registru, de a completa și transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, denumite în continuare date, următoarele categorii de angajatori:

a) persoane fizice sau juridice de drept privat;

b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;

c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.

CAPITOLUL II - Mențiuni cu privire la înființarea Registrului

2. Unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor — sucursale, agenții, reprezentanțe, puncte de lucru sau alte asemenea unități fără personalitate juridică au obligația de a înființa, completa și transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a) au primit delegare de competență pentru încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;

b) au primit delegare de competență pentru completarea și transmiterea datelor în Registru.

CAPITOLUL III - Mențiuni cu privire la completarea Registrului

3. Registrul cuprinde datele existente în baza națională de date, transmise de angajatori, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea și completarea registrului general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, și ale Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.

4. Registrul se completează cu respectarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE, prin utilizarea portalului reges.inspectiamuncii.ro.

5. Completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

6. Angajatorii prevăzuți la pct. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiți la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

7. În situația reglementată la pct. 6, completarea și transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractați sau de către salariații proprii ai acestora, desemnați prin decizie scrisă.

8. Angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru au obligația de a completa și transmite în acesta, utilizând opțiunea „Delegare”, următoarele date:

a) datele de identificare ale prestatorului — CUI/CIF, denumirea prestatorului;

b) data încheierii contractului de prestări servicii;

c) data de început a prestării de servicii;

d) durata contractului de prestări servicii;

e) data încetării contractului de prestări servicii.

9. Transmiterea datelor prevăzute la pct. 8 se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii.

10. În cazul în care, pentru înființarea, completarea și transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicații informatice proprii de gestiune a salariaților, aceste aplicații trebuie să cuprindă și să furnizeze elementele/datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.

CAPITOLUL IV - Mențiuni cu privire la transmiterea Registrului

11. Registrul se completează și se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.

12. Completarea și transmiterea datelor în Registru se fac cu respectarea termenelor stabilite în Hotărârea Guvernului nr. 295/2025.

13. Angajatorii au obligația de a completa și transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

14. Accesul salariaților/foștilor salariați la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

a) prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;

b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea;

c) prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.

15. Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

a) prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;

b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024;

c) prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obținerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.

CAPITOLUL V - Mențiuni referitoare la modul de obținere a extraselor din Registru

19. Salariații pot obține extrase din Registru astfel:

a) online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați” sau a aplicației „Salariat”, de pe telefonul mobil;

b) de la Info Kioskul amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă;

c) de la angajatori;

d) de la inspectoratul teritorial de muncă, în situația în care salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a obține acces la REGES-ONLINE.

20. Angajatorii pot obține extrase din Registru prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Angajatori”.

CAPITOLUL VI - Mențiuni referitoare la perioada de tranziție de la modul de transmitere a datelor în Registru cu utilizarea de fișiere „RVS” generate din Revisal la noul sistem informatic REGES-ONLINE

21. Angajatorii au obligația de a solicita accesul în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.

22. În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025, angajatorii au obligația de a completa și transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori (Revisal), prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017.

23. Angajatorii care nu au înființat și transmis Registrul, conform Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, până la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE.

24. Angajatorii care au transmis date în Registru anterior datei intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 pot transmite în continuare fișiere generate din aplicația Revisal, atât online, cât și la ghișeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăși termenul de 6 luni prevăzut la pct. 21.

25. La data intrării în vigoare a prezentei proceduri se sistează operațiunile de eliberare a numelui de utilizator și parolei pentru transmiterea fișierelor generate din aplicația Revisal și serviciile de recuperare informații în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE.

26. Indiferent de modul de transmitere a datelor în Registru de către angajatori, salariații vor putea obține extrase din Registru în urma înrolării în REGES-ONLINE.