Obiectivele SMART: Ce sunt, exemple și cum pot fi setate?

SMART este un instrument eficient de management, care oferă claritatea, concentrarea și motivația de care ai nevoie ca să-ți atingi obiectivele. De asemenea, îți poate îmbunătăți capacitatea de a le atinge, încurajându-te să îți definești obiectivele și să stabilești o dată de finalizare.

Metodologia SMART a devenit de curând un subiect fierbinte în rândul directorilor de firme. Liderii și managerii caută o modalitate prin care să-și poată îndruma organizațiile și echipele de lucru spre victorie prin stabilirea unor obiective care să plaseze compania pe o poziție mai bună. Ca să realizeze acest lucru, mulți au început să privească spre stabilirea obiectivelor prin metoda SMART, care este un mod de stabilire corectă a obiectivelor în raport cu resursele și mijloacele disponibile.

Ce sunt obiectivele SMART?

Criteriile SMART sunt asociate în mod obișnuit cu conceptul de management prin obiective al lui Peter Drucker .

Prima utilizare cunoscută a termenului apare în ediția din noiembrie 1981 a Management Review (Revista de management) în cadrul unui articol scris de George T. Doran și intitulat „There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives” (”Există o metodă S.M.A.R.T. de a scrie obiective manageriale”).

Obiectivele SMART sunt considerate esențiale în managementul proiectelor, managementul resurselor umane și în dezvoltarea personală. Obiectivele SMART sunt, de asemenea, ușor de utilizat de către oricine, oriunde, fără a fi nevoie de instrumente specializate sau de instruire.

În fapt, SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-Bound) este un acronim din limba engleză al caracteristicilor considerate esențiale pentru corecta formulare a unui obiectiv: specifice, măsurabile, accesibile, relevante și încadrate în timp.

SPECIFIC: un obiectiv vag riscă să ne facă să urmăm „mai mult sau mai puțin” o direcție greșită. Pe de altă parte, un obiectiv precis face posibilă alocarea resurselor potrivite pentru un rezultat fără echivoc. Nu vom fixa ca obiectiv în vânzări „să facem vânzări mai mari decât anul trecut”, ci ne vom fixa o țintă de a crește cifra de afaceri cu 10%, de exemplu. Afirmația trebuie, de asemenea, să fie una pozitivă pentru a elimina orice ambiguitate. Când îți redactezi obiectivul, ar trebui să încerci să răspunzi la cinci întrebări:

• Ce vreau să realizez?
• De ce este important acest obiectiv?
• Cine este implicat?
• Unde se află?
• Ce resurse sau limite sunt implicate?

MĂSURABIL: nu numai că obiectivul trebuie să fie observabil, dar, pentru a evalua rezultatul, este necesar să îl putem măsura și, prin urmare, să îl putem cuantifica. Pentru anumite performanțe, precum cele care își propun creșterea vânzărilor de exemplu, acest lucru este evident. Vor fi însă mai dificil de cuantificat caracteristicile calitative. Întregul exercițiu constă în redefinirea țintelor, astfel încât să fie posibilă măsurarea rezultatului. Corolarul acestui criteriu este dezvoltarea unor indicatori de monitorizare care vor face posibilă observarea în timp și pas cu pas a progresului către obiectivul final. Un obiectiv măsurabil ar trebui să răspundă la întrebări precum:

• Cât costă?
• Cat de mult?
• Cum voi ști când se va realiza?

AMBIȚIOS/ACCESIBIL: Un obiectiv trebuie să fie o provocare pentru a trage înainte echipa sau individul. Dar el trebuie să poată fi într-adevăr atins cu capacitatea și resursele disponibile. De multe ori, mai ales în cazul micilor afaceri, întreprinzătorii se lasă cuprinși de entuziasm și își propun obiective nerealizabile. Riscul stabilirii unor astfel de obiective, dincolo de impactul negativ asupra unui potențial investitor, este acela de a demotiva întreaga echipă implicata în atingerea sa. Un obiectiv prea ușor îi va putea face pe angajați să fie prea puțin implicați în dezvoltarea firmei, în timp ce un obiectiv prea dificil îi poate descuraja sau chiar îi va descuraja. Arta managerului este de a găsi echilibrul potrivit, astfel încât un obiectiv să fie o sursă de motivație și nu o frână pentru dezvoltare. Oamenii sunt adesea motivați de obiective provocatoare, cu toate acestea este important să nu stabilești un obiectiv atât de provocator încât nu poate fi atins. Un obiectiv realizabil va răspunde de obicei la întrebări precum:

• Cum pot atinge acest obiectiv?
• Cât de realist este obiectivul, pe baza altor constrângeri, cum ar fi factorii financiari?

REALIST/RELEVANT: Realizarea obiectivului trebuie să contribuie la impactul vizat de afacere. Obiectivele ar trebui să fie conforme cu direcția strategică. În caz contrar, obiectivele care pot fi atinse și realiste nu pot conduce organizația în direcția dorită. Pentru a fi relevant un obiectiv specific trebuie să contribuie în mod esențial la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general. Relevanța obiectivului se evaluează în raport cu acest obiectiv mai general. În acest sens, el trebuie să vizeze un anumit impact. Un obiectiv relevant ar trebui să primească răspunsul „da” la aceste întrebări:

• Merită să îmi stabilesc această țintă?
• Este momentul potrivit?
• Se potrivește asta cu celelalte eforturi/nevoi ale noastre?
• Sunt persoana/echipa potrivită pentru a atinge acest obiectiv?
• Este aplicabil în mediul socio-economic actual?

„ÎN” TIMP: Fără un termen, obiectivul nu există. Fiecare obiectiv are nevoie de o dată țintă, astfel încât să ai un termen limită pe care să te concentrezi. Această caracteristică a obiectivelor SMART ajută la prevenirea situației în care sarcinile zilnice să capete prioritate față de obiectivele pe termen lung. Un obiectiv legat de timp va răspunde de obicei la aceste întrebări:

• Când?
• Ce pot face în șase luni de acum?
• Ce pot face în șase săptămâni de acum?
• Ce pot face azi?

Cum se setează corespunzător un obiectiv SMART?

Definirea unui scop SMART nu este un scop în sine. Prin urmare, obiectivul trebuie să fie însoțit de mai multe elemente pentru a fi viabil: evaluarea comună a contextului (împărtășirea aceleiași realități), nevoile de a obține rezultatul și mijloacele date ca rezultat (fiecare trebuie să poarte o parte din obligații, deoarece este o colaborare), condițiile de succes și riscurile eșecului, consecințele în cazul în care obiectivul este atins sau dacă nu este atins, în cele din urmă, angajamentul managerului și al angajatului de a valida pe deplin obiectivul.

Nu în ultimul rând: un obiectiv se poate schimba în timp! Prin urmare, este necesar să stabilim termene (destul de scurte) în timp pentru a discuta în mod regulat angajamentul reciproc și nivelul de realizare a obiectivelor (și nu să așteptăm ca analiza anuală să arate prea târziu că suntem pe direcția greșită).

Cele 5 principii ale Teoriei stabilirii obiectivelor SMART

Claritate: Obiectivele trebuie să fie clare și ușor de înțeles pentru a fi eficiente.

Provocare: Obiectivele bune au un nivel de dificultate suficient de ridicat încât trebuie să te forțezi pentru a le atinge.

Angajament: Fără un nivel ridicat de angajament, este dificil să atingi orice obiectiv, în special cele care sunt provocatoare.

Feedback: Trebuie să poți primi informații despre cât de bine progresezi către obiectivul tău. Aceste informații pot fi folosite ca un motivator sau pot semnala că obiectivul tău este fie prea ușor, fie prea provocator și trebuie ajustat.

Complexitatea sarcinilor: Cu cât un obiectiv este mai complex, cu atât ai nevoie de mai mult timp ca să-l atingi. Obiectivele bune nu trebuie să fie complexe, dar înțelegerea complexității lor este o parte importantă a planificării modului în care le vei atinge.

Încă nu ai cont pe Termene.ro?

De ce este importantă stabilirea obiectivelor SMART?

Când utilizezi obiectivele SMART pentru un proiect, poți crea ținte clare, realizabile și semnificative și poți dezvolta motivația, planul de acțiune și sprijinul necesar pentru a le atinge.

Obiectivele SMART sunt mai ușor de urmărit. Sunt, de asemenea, indicatori excelenți ai productivității tale: dacă urmărești obiective măsurabile, vei vedea imediat dacă ai făcut progrese sau nu.

Exemple de obiective SMART

Un exemplu de obiectiv SMART personal este economisirea banilor. Să presupunem că obiectivul tău e să începi să economisești mai mulți bani. În sine, acesta nu este un scop SMART, dar poate fi ușor modificat, astfel încât să fie unul.

De exemplu, ai putea spune că vrei să economisești 1.000 de dolari pe an în următorii zece ani. Acum, obiectivul este specific și măsurabil, deoarece ai o țintă specifică de economisire și capacitatea de a măsura suma pe care ajungi să o economisești. Acest obiectiv este, de asemenea, limitat în timp, pentru că ai stabilit să economisești o anumită sumă, în fiecare an, pe o anumită perioadă. Dacă obiectivul este realizabil depinde de propria situație financiară, dar presupunând că este, obiectivul se potrivește și cu acel criteriu. În cele din urmă, trebuie să analizezi dacă economisirea banilor este un obiectiv relevant și important pentru tine personal. Presupunând că este, atunci obiectivul din acest exemplu se potrivește tuturor criteriilor SMART.

Un exemplu de obiectiv SMART pentru o afacere este „vreau să-mi sporesc profitul”, dacă este stabilit concret, astfel:

Specific: Voi crește veniturile, reducând în același timp cheltuielile. Schimbarea sediului îmi va reduce chiria cu 7%, și voi reduce astfel costurile operaționale.

Măsurabil: Voi crește vânzările în următoarele 3 luni prin contactarea a încă 5 potențiali clienți.

Ambițios/Accesibil: Îmi voi îmbunătăți relațiile actuale cu clienții și voi promova afacerea prin recomandări și prin intermediul rețelelor sociale. Acest lucru mă va ajuta să găsesc mai mulți clienți potențiali și, prin urmare, să mă asigur de o creștere a veniturilor pentru companie.

Relevant: Mutarea într-o locație mai ieftină va reduce costul operațional al afacerii mele și, prin urmare, va da loc creșterii profiturilor.

În timp: Îmi voi crește profitul până la sfârșitul următoarelor 3 luni.

Concluzie

Nu uita: Fiecare obiectiv SMART are nevoie de un plan de acțiune SMART. Acest plan de acțiune se concentrează asupra modului în care îți poți atinge obiectivul prin stabilirea unor repere, evidențierea potențialelor capcane care ar putea să te împiedice să atingi aceste repere, să decizi ce acțiuni trebuie să întreprinzi pentru a le atinge și să decizi un program pe care îl dorești pentru a le atinge.

Poți citi în continuare despre Diagrama Gantt, o metodă simplă prin care poți urmări etapele unui proces aflat în desfășurare.