Ce înseamnă contabilitatea primară și ce activități presupune?

Denumită și “limbajul afacerilor”, contabilitatea reprezintă unul dintre domeniile esențiale pentru dezvoltarea oricărui business. În mod sigur, fiecare dintre noi ne lovim adesea de noțiuni precum facturi fiscale, chitanțe, registre, ordine de plată, deconturi de cheltuieli, state de plată sau pontaje. Dacă ești antreprenor, director, manager ori chiar viitor contabil, cu siguranță ai obligația să știi mai multe informații despre contabilitatea primară. Pe lângă gestionarea situației economice a unei companii, acest departamentul de contabilitate permite identificarea oportunităților de afaceri și a investițiilor ce se pot realiza pentru a genera profit. Află din cele ce urmează în ce constă contabilitatea primară și care este rolul său în cadrul unei societăți.

Ce înseamnă contabilitate primară?

Dacă ar fi să explicăm noțiunea de contabilitate, potrivit legislației în vigoare, aceasta definește o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor juridice și fizice care desfășoară activități economice. Toate documentele justificative se înregistrează în contabilitate în ordine cronologică și sistematică.

Contabilitatea primară este acea parte a contabilității care reprezintă procesul de înregistrare, sintetizare și raportare a documentelor justificative în scopul înregistrării în contabilitatea financiară. Practic, întreaga activitate de înregistrare și stocare contabilă nu poate fi efectuată decât în baza unor documente doveditoare, iar noțiunea de contabilitate primară face referire la aceste acte ce constituie fundamentul tranzacțiilor economice. În categoria documentelor înregistrate în contabilitatea primară regăsim facturile emise către clienți, actele de trezorerie, notele de intrare-recepție, bonurile de consum, deconturile de cheltuieli sau întocmirea registrului de casă.

Ce are de făcut un contabil care ține evidența primară?

Fișa postului pentru un contabil ce ține o evidență primară a documentelor poate fi construită pornind de la definiția noțiunii de contabilitate primară. Astfel, o persoană care deține o asemenea poziție în cadrul unei companii trebuie să înregistreze zilnic, corect și la timp, în ordine cronologică și sistematică, toate informațiile de contabilitate primară, pe baza documentelor justificative. Mai exact, contabilul va înregistra, manual sau într-un program de contabilitate primară, toate facturile de la furnizori, chitanțele pentru încasări și plăți, bonurile de consum și deconturile de cheltuieli. Contabilul primar întocmește zilnic registrul de casă, îndosariază și arhivează documentele, ține evidența la zi a operațiunilor ce țin de încasări și plăți, verifică dacă au fost completate legal documentele și efectuează situații și rapoarte cerute de către conducere.

Responsabilitatea persoanei care se ocupă de contabilitatea primară este uriașă, întrucât are implicații financiare și legale majore. În anumite cazuri, contabilul primar va fi nevoit să desfășoare și activități de monitorizare firme în scopul unei evaluări corecte a riscurilor. În plus, poate avea ca sarcină și să verifice informații despre firme, pentru a ști în permanență care este situația financiară a partenerilor de afaceri cu care lucrează compania.

Ce programe de contabilitate primară pot fi folosite?

Trăim într-o eră a digitalizării, așa că orice companie ar trebui să folosească un program de contabilitate primară. Totuși, realitatea ne demonstrează că încă mai sunt firme care folosesc tipizate completate manual. Deși nu este nimic greșit, într-un domeniu atât de meticulos precum cel contabil este întotdeauna nevoie de soluțiii care să-ți ușureze munca. Un program de contabilitate primară poate fi folosit pentru înregistrarea și emiterea facturilor, generarea NIR-urilor, crearea registrelor de casă, fișelor de magazie și de inventariere, realizarea jurnalelor de cumpărări/vânzări, gestiunea stocurilor de mărfuri, administrarea nomenclatoarelor de articole, evidența salariaților și a facturilor neîncasate, raportări contabile și comerciale.

Aplicațiile tehnologice sunt de mare ajutor pentru realizarea sarcinilor ample și minuțioase, consumatoare de timp. Un program de contabilitate primară înregistrează totul în mod automat și, în funcție de software-ul folosit, poate fi utilizat și de la distanță. Dacă este bazat pe cloud, un astfel de program e accesibil cu ușurință de oriunde ai acces la internet. Însă, atunci când alegi un astfel de program, este necesar să iei în considerare funcționalitățile de care compania ta are cu adevărat nevoie. Asta întrucât costul aplicațiilor este strâns legat de funcțiile ei. De exemplu, dacă o firmă are nevoie doar de funcții de bază, precum facturare, urmărirea veniturilor și a cheltuielilor și gestionarea rapoartelor financiare, atunci nu are de ce să cumpere un program de contabilitate primară ce-i oferă și alte servicii auxiliare, ca gestionarea furnizorilor.

Ce trebuie să știi despre legislația referitoare la contabilitatea primară?

Contabilitatea este reglementată legal prin Legea Contabilității nr.82/1991. Aceasta precizează că activitatea de contabilitate trebuie să fie realizată în limba română și în moneda națională, respectiv leul. Totuși, dacă operațiunile efectuate de o firmă au loc și în altă monedă străină, atunci contabilitatea se poate ține și în lei, dar și în valută.

Pe lângă Legea Contabilității, cadrul legislativ cu privire la organizarea și conducerea evidenței contabile este completat și de normele și reglementările contabile ale Ministerului Finanțelor Publice. Acest minister emite registrele și formularele standard folosite în contabilitatea primară, dar și normele de care trebuie să țină cont contabilii când își desfășoară activitatea.

Ce documente se întocmesc în contabilitatea primară?

O persoană responsabilă de contabilitatea unei societăți trebuie să se ocupe de o mulțime de documente contabile primare. Unele dintre actele justificative sunt notele de intrare-recepție (NIR), care evidențiază încărcarea mărfurilor, materialelor și materiilor prime în gestiune și presupun recepția bunurilor pentru care se face aprovizionarea.

Dacă se lucrează într-un program de contabilitate primară, NIR-urile sunt generate automat la înregistrarea facturii de achiziție. În categoria documentelor contabile primare importante intră și registrele de casă, formulare ce se completează zilnic cu toate încasările și plățile ce au loc prin casierie, dar și dispozițiile de plată în baza cărora au loc plăți ori cele de încasări în numerar, dacă nu există alte documente doveditoare.

În plus față de aceste documente contabile primare, se întocmesc și state de salarii. Pe baza lor se calculează plățile angajaților,contribuțiile și sumele înregistrate în contabilitate și pontajele, care cuprind numărul de ore lucrate zilnic de fiecare persoană în parte.

De asemenea, un contabil primar întocmește, atunci când este necesar, și deconturi de cheltuieli. Aceste documente ajută la stabilirea diferențelor de primit, de restituit ori de act pentru decontarea unor deplasări. În sfera contabilității primare intră și chitanțele, cecurile, foile de vărsăminte și facturile emise către clienți.

Ce entități sunt obligate să își conducă și organizeze propria contabilitate?

Legea Contabilității precizează o serie de entități care au obligația să-și ”țină” contabilitatea, bineînțeles în funcție de specificul fiecăreia în parte. În această categorie sunt incluse:

• Societățile comerciale
• Societățile/companiile naționale
• Regiile autonome
• Instituțiile naționale de cercetare-dezvoltare
• Societățile cooperatiste
• Instituțiile publice
• Asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial
• Persoanele fizice care desfășoară activități ce produc venituri

Te-ar putea interesa și: Ce este bilanțul contabil al unei firme

Conform legii, au obligația de a-și conduce și organiza propria contabilitate subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, ce aparțin entităților menționate, care au sediul sau domiciliul în țara noastră, precum și sediile permanente din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul ori domiciliul în străinătate.

De regulă, aceste entități își organizează și conduc contabilitatea în compartimente distincte, conduse de către un contabil-șef, director economic sau altă persoană împuternicită în acest scop. Angajații ce dețin astfel de poziții trebuie să aibă studii economice și să răspundă de conducerea și organizarea contabilității.

De asemenea, activitatea contabilă poate fi organizată și condusă pe bază de contract de prestări servicii încheiat cu persoane fizice ori juridice autorizate. Există și excepții, respectiv în firmele care nu au personal calificat, nu au contracte cu alte persoane și înregistrează o cifră de afaceri anuală până la echivalentul în lei a 50.000 de euro. În aceste situații, răspunderea pentru ținerea contabilității îi revine administratorului ori persoanei care gestionează respectiva unitate.

Activitatea de contabilitate primară este extrem de importantă pentru orice instituție sau societate comercială, indiferent de mărimea ei. Fără întocmirea unor documente contabile primare este imposibilă realizarea operațiunilor financiare de orice fel. Conducerea și organizarea activității contabile este o obligație stabilită prin lege, însă în același timp, ea îi ajută pe antreprenori să înțeleagă direcția în care le merg afacerile și cât de eficient sunt folosite resursele companiei.

Referințe:

1. Ciel. “Ce Este Contabilitatea Primara? 13 Aug. 2018, https://ciel.ro/blog/ce-este-contabilitatea-primara-ciel-romania-iti-ofera-informatii/.  Accesat 03.09.2020.
2. Irina, Ciobotaru. “Ce Inseamna Contabilitatea Primara Si Ce Activitati Presupune.” 15 May 2020, https://bundeangajat.olx.ro/ce-este-contabilitatea-primara-si-ce-sarcini-are-un-contabil-primar/. Accesat 03.09.2020.
3. Legea Contabilitatii, http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Legea_contabilitatii.htm. Accesat 03.09.2020.

 

Încă nu ai cont pe Termene.ro?

Testează gratuit platforma

 

[shortcode_newsletter]