Semnătura electronică: Ce este, tipuri și cum se obține?

În contextul digitalizării și al actualei pandemii, fluxul de documente transmise electronic capătă o însemnătate din ce în ce mai mare, iar securizarea și autentificarea acestor documente prin semnătură electronică devine astfel din ce în ce mai importantă.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică sau digitală este definită de Legea nr.455 din 18 iulie 2001 (publicată în M.Of. nr. 429/31 iul. 2001) privind semnătura electronică, drept „date în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare”.

Definiția este aproape similară cu cea oferită de de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului european și al Consiliului din 23 iulie 2014, privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice: „date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna”. Totuși, în caz de conflict de interpretare a legii trebuie știut că definiția din Regulamentul UE, precum și orice alte dispoziții din acesta primează în fața legii naționale.

Tipuri de semnătură electronică

Din punct de vedere legal putem vorbi despre:

• semnătură electronică extinsă;
• semnătură electronică avansată;
• semnătură electronică calificată.

Semnătura electronică extinsă

Astfel, Legea nr. 455/2001 ne oferă definiția semnăturii electronice extinse pe care o caracterizează ca fiind „acea semnătură electronică care îndeplineşte cumulativ următoarele condiţii:

• este legată în mod unic de semnatar;
• asigură identificarea semnatarului;
• este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
• este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în aşa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă.

Pe de altă parte, Regulamentul (UE) nr. 910/2014 vorbește de semnătură electronică avansată și semnătură electronică calificată.

Semnătura electronică avansată

Semnătură electronică avansată, potrivit actului normativ european menționat, este o semnătură electronică ce îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 26 din respectivul regulament, respectiv:

• face trimitere exclusiv la semnatar;
• permite identificarea semnatarului;
• este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său;
• este legată de datele utilizate la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Documentele semnate cu semnătură electronică avansată au valoare juridică de înscrisuri sub semnătură privată. Totuși, dacă o instituție publică decide să utilizeze în relația cu cetățenii semnătura avansată emisă de Ministerul Afacerilor Interne atunci, în temeiul art. 27 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014, este obligată să recunoască orice semnătură avansată emisă de orice prestator de servicii de încredere din Europa.

O semnătură electronică avansată nu va fi recunoscută însă legal în alte state membre UE.

Semnătura electronică calificată

Semnătură electronică calificată, la rândul său, reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.

Semnătura electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat de un stat membru al Uniunii Europene (UE) este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre. Documentele semnate cu o semnătură electronică calificată au aceeași valoare ca documentele semnate olograf și sunt considerate act autentic (certificate de o autoritate).

Un certificat calificat pentru semnătură electronică înseamnă un certificat pentru semnăturile electronice care este emis de un prestator de servicii de încredere calificat.

În prezent, în România, sunt înregistrați cinci prestatori calificați – AlfaTrust Certification S.A., Centrul de Calcul S.A., Certsign S.A., DigiSign S.A., Trans Sped S.R.L. – la care se daugă alte două companii înregistrate în Italia – Namirial și Infocert.

Cum obții semnătura electronică?

Obținerea semnăturii electronice se face prin solicitarea unui certificat digital de la unul dintre prestatorii calificați din domeniu.

Actele necesare pentru obținerea semnăturii electronice sunt actul de identitate (în cazul persoanelor fizice) sau actele de identificare ale firmei (certificatul de înregistrare la ONRC, certificatul de înregistrare a CUI). De asemenea, în cazul în care veți opta pentru verificarea identității prin înregistrarea video, este necesară și transmiterea/înregistrarea datelor biometrice ale persoanei respective.

Crearea semnăturii electronice calificate se poate face numai în baza certificatelor calificate emise contra cost de prestatorii de servicii de încredere calificați, a căror activitate este autorizată și verificată de către autorități. Totodată, aceștia vor oferi solicitantului certificatului digital toate aplicațiile necesare pentru emiterea semnăturii digitale.

Pentru înregistrarea semnăturii electronice în relația cu ANAF sunt necesare:

• cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150);
• documentul de identitate al titularului certificatului calificat, în original și copie;
• documentul care atesta calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;
• documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului calificat de a semna declarațiile fiscale pentru contribuabil (dacă titularul certificatului calificat nu are și calitatea de reprezentant legal al contribuabilului).

Formularul 150 se obține de la ANAF în urma confirmării certificatului digital primit de la furnizorul de certificate.

Care sunt avantajele unei semnături electronice?

Semnătura electronică permite eficientizarea afacerii pentru companii și partenerii acestora, prin comunicarea rapidă, de oriunde și oricând, în mod legal și în deplină siguranță, eliminându-se consumul ineficient de timp, resurse umane și combustibil. Ea permite și eliminarea totală a cheltuielilor legate de manipularea documentelor pe hârtie (imprimare, trimitere, procesare).

Semnătura electronică are valoare legală, validitatea semnăturii electronice utilizate fiind ușor de demonstrat și de necontestat.

Un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adică semnatarul nu poate susține că nu a semnat acel document.

În plus, există garanția că datele din documentul semnat digital nu au fost vizualizate sau alterate de persoane neautorizate, iar semnătura electronică este mult mai greu de falsificat decât ștampila și semnătura de mână.

Unde poți utiliza semnătura electronică?

Semnătura electronică poate fi utilizată:

• în relația cu ANAF sau orice alte instituții ale statului;
• la depunerea declarațiilor online;
• la semnarea documentelor trimise către Oficiului Național al Registrului Comerțului;
• la transmiterea rapoartelor lunare către CNAS;
• în relația cu băncile sau cu partenerii de afaceri;
• la autentificarea pentru depunerea documentației și participarea la licitații prin SEAP și SICAP;
• la transmiterea rapoartelor către Comisia Națională a Valorilor Mobiliare;
• la semnarea și/sau criptarea e-mail-urilor;
• la semnarea facturilor electronice.

Astfel, cu semnătura electronică simplă care prezintă un nivel mai scăzut de încredere se pot semna e-mail-uri sau documente electronice cu un nivel scăzut de risc, cum ar fi recipisele sau chitanțele.

Semnătura electronică avansată, ce necesită un certificat digital simplu, care prezintă un nivel mediu de încredere poate fi utilizată la autentificarea unor e-mail-uri și/sau documente electronice cu nivel mediu de risc (cereri de concediu, deconturi sau formulare, documente însoțitoare, procese-verbale).

În sfârșit, semnătura electronică calificată, cu un nivel ridicat de încredere, poate fi uttilizată la semnarea documentelor în relația cu statul, contractelor de credit, contractelor de muncă, contractelor comerciale sau de prestări de servicii, mandatelor de reprezentare, contractelor de mediere, facturilor fiscale, documentelor medicale (buletine de analiză, fișe de internare sau externare).

Semnătura electronică poate fi utilizată şi în domeniul construcţiilor, arhitecturii şi urbanismului.

Ce mai trebuie să știm despre semnătura electronică?

Alături de cele două acte normative menționate la începutul acestui articol, mai există și Legea nr. 162/2020, în vigoare de la 7 august 2020, care prevede că buletinul electronic va permite inclusiv folosirea semnăturii electronice, pe baza faptului că noua carte de identitate va conține un certificat digital pentru semnătură electronică, ce va fi emis de Ministerul Afacerilor Interne (MAI). Acest fapt va face mult mai ușoară autentificarea noastră online, ca persoane fizice, în cadrul interacțiunii cu diverse instituții ale statului.

Vom putea, astfel, să semnăm online documente pe care să le transmitem prin Internet și să depunem acte și formulare oficiale. Termenul-limită pentru emiterea cărților de identitate electronice este prevăzut în Regulamentul (UE) 2019/1157 și este stabilit pentru data de 2 august 2021.

Concluzii

Inițiativa Executivului de includere a unui certificat de semnătură electronică în viitoarele cărți de identitate constituie o idee foarte inspirată care va ușura mult utilizarea procedurii de semnare electronică.

Este însă nevoie de mai multe clarificări legislative referitoare la ce tip de semnătură electronică va fi acceptat în diferite contexte în care este posibilă utilizare sa.

Citește și Diferențe între tipurile de semnătură electronică, un articol în care am sintetizat discuțiile purtate cu George Anghel, coordonator Ghișeul.ro, într-unul dintre webinariile Termene.

[shortcode_newsletter]