Regulamentul intern: Prevederi & Rol

Regulamentul intern al unei companii este un document întocmit unilateral de către angajator, în care acesta definește regulile referitoare exclusiv la desfășurarea activității din unitatea respectivă. Aceste reguli sunt aplicabile legal oricărui angajat care se alătură companiei. Sub influenţa legislaţiei franceze, denumirea regulamentului de ordine interioară (ROI) s-a modificat în cea de regulament intern. Însă nu doar denumirea s-a modificat, ci şi conţinutul regulamentului intern.

Regulamentul intern este menit să prevină abuzul în relațiile de muncă la care ar putea recurge anumiți angajatori care ar putea introduce unele dispoziții subiective.

Prevederile legale ce fac referire la regulamentul intern sunt articolele 241-246 care se regăsesc în „TITLUL XI – Răspunderea juridică”, în cadrul capitolului I, intitulat chiar „Regulamentul intern” din Codul muncii (Legea nr. 53/2003 cu modificările și actualizările ulterioare).

Definiția regulamentului intern (de ordine interioară)

Regulamentul intern este un document întocmit unilateral de angajator în care acesta definește regulile care guvernează relațiile de muncă din companie. El este actul juridic elaborat de către angajator, prin care se stabilesc regulile de funcționare a societățiii din punct de vedere al aspectelor profesionale și disciplinare. Întocmirea regulamentului intern la nivelul fiecărui angajator se realizează în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalităţii juridice.

Ce date trebuie să conțină regulamentul intern?

În conformitate cu articolul 242, din Codul muncii, regulamentul intern cuprinde, cel puțin, următoarele categorii de dispoziții:

a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;

b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;

c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;

d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;

e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;

f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;

g) reguli referitoare la procedura disciplinară;

h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;

i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.

Angajatorul poate stabili prin regulamentul intern orice alt aspect pe care îl consideră necesar, inclusiv coduri de conduită, elemente de deontologie profesională etc. Regulamentul intern poate acorda salariaților drepturi suplimentare, însă nu poate institui obligații suplimentare în sarcina acestora, ci poate numai să detalieze și să concretizeze obligațiile stabilite deja prin lege.

În regulamentul intern ar trebui să regăsim informații precum orarul de lucru, accesul gratuit la diferite incinte, condițiile de igienă și sănătate, sancțiunile care pot fi luate, drepturile angajaților, măsuri adoptate în caz de accident industrial, hărțuire, discriminare, agresiune.

Regulamentul intern nu poate conține alte abateri disciplinare în plus sau în locul celor stabilite de lege și nici nu poate stabili o sancțiune determinată pentru o abatere anume.

Regulamentul intern nu trebuie să conțină dispoziții contrare legilor.

Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate de salariat.

Care este rolul regulamentului intern?

Principalul rol al regulamentului intern este de a reglementa chestiuni de ordin disciplinar ce vizează nu numai îndeplinirea obligațiilor de serviciu, ci și aspecte ce țin de realizarea obiectului de activitate al companiei. El este și un mijloc de comunicare între angajator și angajați.

Pentru angajat

Regulamentul intern trebuie să abordeze disciplina angajaților, precum și protecția acestora. El se aplică fiecărui salariat al companiei și chiar și celor delegați și detașați, precum și ucenicilor, elevilor și studenților prezenți în unitate. Odată întocmit, regulamentul intern se aduce la cunoştinţa salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de salariaţi din momentul înștiințării lor. Obligaţia de informare a salariaţilor cu privire la conţinutul regulamentului intern trebuie îndeplinită de angajator. Modul concret de informare a fiecărui salariat, cu privire la conţinutul regulamentului intern, se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.

Regulamentul intern se afişează și la sediul angajatorului.

Compania trebuie să dețină un document din care să reiasă că angajații au luat la cunoștință de prevederile regulamentului intern în vigoare. Dacă un astfel de document lipsește, angajatorul poate fi sancționat în cazul unui control al Inspecției Muncii.

Nerespectarea regulamentului intern poate să constituie abatere disciplinară, deoarece a respecta disciplina muncii înseamnă a respecta toate obligațiile rezultate din lege din regulamentul de ordine interioară, contractul colectiv de muncă, dar și din contractul individual de muncă, asigurându-se, prin aceasta, ordinea necesară bunei desfășurări a procesului de muncă.

Pentru companie

Prin regulamentul intern, angajatorul specifică metodele de operare ale companiei sale în ceea ce privește sănătatea, siguranța și disciplina. Regulamentul intern este actul care consfințește ordinea internă a companiei.

Ordinea interioară poate fi considerată ca fiind aplicarea normelor de drept în realizarea raporturilor juridice de muncă – consfințite în partea legală sau convențională a contractului individual de muncă – sau, cu alte cuvinte, desfășurarea raporturilor juridice de muncă în strictă conformitate cu normele dreptului muncii (I. Ceterchi și col., Teoria statului și dreptului, Editura Didactică și Pedagogică, București, 1967, pag. 443; M. Luburici, Noțiunea de drept și ordine publică în teoria și practica instanțelor judecătorești, Justiția nouă, nr. 1/1961, pag. 19).

Cine realizează regulamentul de ordine interioară?

Articolul 241 din Codul muncii prevede că „Regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz”. Spre deosebire de reglementarea anterioară, când regulamentul intern trebuia întocmit împreună cu sindicatele, fiind, practic, un act comun angajatorului și sindicatului, în prezent, în conformitate cu dispozițiile articolului menționat, consultarea salariaților, cu ocazia elaborării regulamentului intern de către angajator, este facultativă, lipsa consultării neatrăgând nevalabilitatea regulamentului.

Deși nu are obligația, angajatorul poate negocia regulamentul intern cu sindicatul și obține acordul acestuia cu privire la conținutul său. Regulamentul intern va fi întocmit de angajator fără niciun fel de consultări dacă în unitate nu există sindicat, întrucât fie unitatea are mai puțin de 15 salariați, fie salariații nu și-au constituit un sindicat.

Cum se adaugă în regulamentul de ordine interioară măsurile luate pentru prevenirea răspândirii COVID-19?

Pandemia necesită o vigilență specială din partea angajaților și a companiilor. Prezența angajaților necesari funcționării companiei va depinde, în mare măsură, de capacitatea companiei de a răspunde preocupărilor lor de a fi protejați corespunzător împotriva riscurilor specifice asociate cu virusul.

Codul Muncii prevede că angajatorul trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura siguranța și a proteja sănătatea fizică și morală a lucrătorilor. Ca atare, se poate justifica adoptarea, de către angajator, a unor măsuri restrictive pentru a asigura protecția sănătății personalului după evaluarea riscului de contagiune în companie.

Angajatorul trebuie să determine riscurile și să actualizeze documentația de evaluare a acestora prin încorporarea măsurilor necesare evitării contaminării: informații și conștientizare, organizarea telemuncii, reorganizarea muncii și fluxurilor de lucru pentru a respecta regulile de distanțare, gestionarea și monitorizare a instalațiilor de aerare/ventilație, mijloace de protecție (măști, ecrane care separă stațiile de lucru etc.), curățarea și dezinfectarea spațiilor etc.

Angajatorul trebuie să se asigure că aceste măsuri sunt adaptate constant pentru a ține seama de circumstanțele în schimbare. Măsurile preventive care rezultă din actualizarea documentației de evaluare a riscurilor trebuie aduse la cunoștința angajaților în conformitate cu legislația în domeniu, pentru a permite aplicarea lor corectă și completă. Acest proces se desfășoară conform unei proceduri care implică organisme reprezentative ale angajaților, precum și serviciul de sănătate a muncii.

Angajatorul trebuie să elaboreze, cu asistența serviciului de sănătate a muncii, o procedură pentru gestionarea rapidă a persoanelor simptomatice.

El trebuie să desemneze și un referent COVID pentru a asigura implementarea măsurilor de prevenire și de comunicare a informațiilor pentru angajați și orice persoană care lucrează în companie (stagiar, temporar etc.). În întreprinderile mici, acest referent poate fi angajatorul.

Angajatorul trebuie să-și informeze angajații, dar și furnizorii de servicii și orice terță parte implicată în companie: lucrători temporari, clienți, furnizori, vizitatori etc. despre măsurile preventive legate de COVID-19 și despre acțiunile care trebuie întreprinse în cazul apariției de simptome sau de contagiune.

Angajatorul trebuie să se asigure că sunt respectate regulile de distanțare și de barieră și a măsurile de igienă în întreaga companie (servicii administrative, ateliere, cameră de odihnă sau de catering, vestiare etc.) și să verifice dacă spațiile sunt bine echipate cu săpunuri, geluri hidroalcoolice, șervețele. de unică folosință pentru mâini etc.

Distanțarea fizică trebuie asigurată: fiecare angajat trebuie să aibă suficient spațiu pentru a putea respecta o distanță minimă de un metru față de o altă persoană (coleg, client etc.)., trebuie limitate grupările de angajați în spații mici. Circulația persoanelor trebuie revizuită pentru a evita întâlnirea dintre oameni (trebuie ținut cont de persoanele cu dizabilități).

Angajatorul trebuie să pună la punct partiții transparente de tip ecran pentru anumite stații de lucru aflate în contact cu publicul sau pe anumite stații de lucru (ghișee de recepție, checkout, spațiu deschis etc.).

Angajatorul trebuie să sistematizeze purtarea măștilor în toate locurile colective închise: spații sau birouri comune sau colective, coridoare, săli de ședințe, vehicule care transportă mai multe persoane, etc. Angajații care lucrează singuri în biroul lor o pot face fără mască. Masca este obligatorie pentru toată lumea, angajați, precum și public sau clienți din unitățile deschise publicului: restaurant, auditoriu, comerț, stații etc. Purtarea permanentă a măștii poate fi adaptată în anumite condiții pentru anumite profesii. Purtarea unei măști nu înlocuiește alte gesturi de barieră. Furnizarea măștii este responsabilitatea angajatorului.

Protejarea persoanelor fragile: dacă telemunca nu este posibilă, angajații trebuie să evite locurile în care sunt persoane fragile și orice ieșire/întâlnire (conferințe, etc.) care nu este esențială, contacte strânse, lifturi etc..

Telemunca trebuie încurajată, pe cât posibil.

Adaugarea în regulamentul intern a noilor măsuri luate pentru a preveni răspândirea COVID-19 în orice tip de companie se poate face prin încheierea unui act adițional la regulamentul intern în care să menționeze noile măsuri luate pentru a preveni răspândirea noului coronavirus.

Concluzie

Regulamentul intern este nu numai un document important pentru companie și angajații săi, ci și o modalitate de a crea proceduri și a eficientiza diferite activități ale firmei.

Te-ar putea interesa și: Cultura organizațională: Ce este, tipuri și importanță