Fișa postului: Rol, importanță și cadru legal

O bună descriere a fiecărui post dintr-o organizație este foarte utilă atât pentru companie, cât și pentru angajați, dar, în același timp, și pentru candidații la un loc de muncă. O bună fișă a postului îți va permite să atragi talente calificate adecvate nevoilor companiei, în timp ce angajaților le oferă claritate cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

Una dintre activitățile cheie în procesul de recrutare este descrierea postului. Înainte să începi să cauți candidatul ideal pentru postul pe care îl ai vacant, e esențial să stabilești responsabilitățile pe care le va avea omul în echipă, precum și caracteristicile și competențele care-i sunt necesare ca să le poată îndeplini. Deși unele locuri de muncă au funcțiile foarte bine definite – cum ar fi cazul consultantului de vânzări – nu același lucru se întâmplă în toate joburile.

Ce este fișa postului

Fișa postului este un instrument utilizat în domeniul resurselor umane și constă în enumerarea și definirea funcțiilor și responsabilităților care definesc fiecare dintre locurile de muncă incluse în structura organizatorică a companiei, cu detalierea misiunii și obiectivului pe care îl îndeplinesc, conform strategiei companiei.

De asemenea, fișa postului stabilește și profilul poziției, respectiv cunoștințele, abilitățile și aptitudinile pe care trebuie să le aibă oamenii care ocupă acea funcție.

Ce rol are fișa postului

O descriere bună a postului este foarte importantă în atragerea candidaților potriviți. Dar publicarea fișei postului nu are doar scopul de a servi drept ghid pentru recrutarea mai eficientă a personalului, ci va ajuta și la eficientizarea procesului de selectare a CV-urilor. Totodată, va permite dezvoltarea unui set de întrebări cu impact ridicat în cadrul interviului de angajare, întrebări care te vor ajuta să găsești oameni cu adevărat buni pentru pozițiile vacante din organigrama ta.

Descrierea posturilor este esențială și pentru gestionarea corectă a capitalul uman deținut de companie, întrucât contribuie la maximizarea potențialului și a productivității angajaților. O definire corectă a sarcinilor și responsabilităților, precum și a competențelor pe care fiecare dintre colaboratori trebuie să le aibă, este esențială dacă vrei să ai o echipă de lucru adecvată nevoilor companiei. Numai în acest fel angajații firmei pot adăuga valoare și pot contribui la realizarea obiectivelor de afaceri.

Iată cele mai relevante beneficii pe care le aduce o fișă a postului corect întocmită:

• este o referință pentru alocarea remunerației, în concordanță cu responsabilitățile și volumul de muncă al fiecărui loc de muncă;
• oferă claritate angajatului pentru că acesta știe așteptările angajatorului;
• funcționează ca bază pentru măsurarea performanței angajaților într-un mod obiectiv și transparent;
• identifică toate cerințele de formare și învățare pentru persoana care ocupă funcția;
• ajută la structurarea organizațională clară și definită, evitând astfel suprapunerea între diferite poziții;
• servește ca bază pentru proiectarea de planuri de compensare și de stimulare pentru angajați.

De ce este importantă fișa postului

Deși fișa postului constituie doar o anexă la contractul de muncă, ea este un document ce trebuie întocmit în mod obligatoriu. Din punct de vedere legal, fișa postului este la fel de importantă sau poate chiar mai importantă decât contractul de muncă.

În funcție de aceasta, în caz de neînțelegeri ori conflicte între angajat și angajator, se poate stabili dacă, spre exemplu, salariatul nu și-a îndeplinit atribuțiile sau angajatorul îl sancționează pentru neîndeplinirea unor sarcini care nu făceau parte din fișa postului.

Eventualele sancțiuni disciplinare pot fi aplicate numai dacă salariatul a încălcat, nu a exercitat sau a exercitat în mod defectuos atribuțiile ce îi revin conform fișei postului. De asemenea, salariatul este obligat să îndeplinească dispozițiile date de superiorii lui numai în măsura în care acestea sunt legale.

Atenție! Fișa postului este acceptată ca probă în instanță și, de multe ori, este cea care tranșează litigiul de muncă într-un sens sau în altul.

În plus, în cazul în care contractul individual de muncă este declarat nul din diferite motive, salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzător modului de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu (așa cum sunt menționate în fișa postului). Deci, omul poate solicita să fie plătit în măsura în care și-a îndeplinit sarcinile înscrise în fișa postului (conform art. 57 alin.(5) din Codul muncii).

Fișa postului e de ajutor și atunci când un angajat este absent și trebuie să delegi sarcinile de serviciu către altcineva. Poți să delegi îndatoririle numai către un salariat care este compatibil din punct de vedere al atribuțiilor și nivelului de instruire, aspecte pe care le poți identifica în fișa postului.

Cum este reglementată fișa postului

Codul muncii conține mai multe prevederi care fac referire sau influențează fișa postului: art. 13, 15, 17, 39, 40, 43, 48, 57, 61, 90, 105, 127, 188, 204, 263, 265 și 269. Conform articolului 17 din Codul muncii, fișa postului constituie un document obligatoriu, anexă la contractul individual de muncă, act ce trebuie adus la cunoștința salariatului chiar de la momentul angajării. Fișa postului nu trebuie depusă la Inspectoratul Teritorial de Muncă, potrivit Legii nr. 130/1999, modificată și completată, dar trebuie prezentată de angajator la solicitarea ITM.

Ce informații conține fișa postului

Din dispozițiile art. 17 din Codul muncii se desprinde faptul că fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii, printre care:

• denumirea oficială a postului (ea trebuie să corespundă exact denumirii care se regăsește în Clasificarea Ocupațiilor din România și să fie însoțită de codul care corespunde denumirii oficiale a postului respectiv);
• poziția în organigramă – relația cu alte posturi pe linie ascendentă (subordonare), descendentă (supraordonare sau, altfel spus, atribuții de conducere) și la același nivel (colaborare);
• locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în diverse locuri;
• cerințele necesare ocupării postului (competențe și cunoștințe necesare, nivel educațional și pregătire, nivelul de experiență în domenii specifice);
• definirea atribuțiilor/responsabilităților postului;
• durata normală a muncii, exprimată în ore/zi şi ore/săptămână;
• riscurile specifice postului;
• indicatorii de performanță (criteriile de evaluare a activităţii profesionale a salariatului);
• data la care a fost întocmită și semnată atât de angajat, cât și de angajator (trebuie să fie aceeași cu data încheierii contractului individual de muncă).

Dacă există caracteristici speciale pe care compania le cere, acestea pot fi adăugate la document – de exemplu, cerințe specifice ale funcției cum ar fi disponibilitatea de a călători, de schimbare a reședinței, programul de lucru, vârsta etc.

De asemenea, fișa postului poate conține informații despre echipamentul care este necesar pentru desfășurarea activității în condiții optime, despre disciplina muncii (cu trimitere la Regulamentul intern al companiei), despre securitatea muncii etc.

Cu cât există mai multe specificații cuprinse în fișa postului, cu atât aceasta va fi mai eficientă în descrierea și realizarea atribuțiilor aferente acelui post.

Cine întocmește fișa postului

De obicei, fișa postului este întocmită de departamentul de resurse umane și trebuie să respecte prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor Personale (GDPR), să fie completată corect, potrivit Clasificării Ocupațiilor din România (COR) și să conțină toate informațiile referitoare la condițiile în care angajatul își desfășoară activitatea. Ea poate fi întocmită și de către managerul sau administratorul companiei (mai ales în cazul companiilor mai mici). Fișa postului este semnată de către angajat la data la care a încheiat contractul de muncă, cât și de angajator.

Cum se modifică fișa postului

De regulă, angajatorul nu este obligat să ceară acordul salariatului atunci când face schimbări în fișa postului. Dacă modificările asupra profilului postului sunt radicale, atunci este necesar și acordul angajatului. În final, orice modificare a fișei postului trebuie comunicată persoanei care ocupă respectiva poziție.

Pe de altă parte, orice modificare a unuia dintre elementele obligatorii prevăzute în fișa postului (conform art. 17 alin.(5) din Codul muncii), în timpul executării contractului individual de muncă, impune încheierea unui act adiţional la contract, anterior producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.

În caz de forță majoră, angajatorul poate modifica temporar fișa postului fără să înștiințeze salariatul și fără să-l întrebe dacă este de acord.

Model de fișă a postului

Să luăm cazul unui job de asistent manager. Iată ce ar putea să cuprindă fișa postului:

1. Numele funcției

Numele funcției va fi scris „asistent manager”. Va apărea și departamentul unde va lucra angajatul, cine îl va supraveghea și pe cine va asista ca asistent manager.

2. Obiective

Obiectivul acestei funcții este, de obicei, colaborarea cu șeful pentru derularea proceselor administrative ale companiei. În obiective, de obicei, sunt date descrieri foarte generale, care vor fi specificate în secțiunile următoare.

3. Funcții generale

• răspunde la apeluri, în timpul orelor de birou;
• scrie documente sau e-mailuri;
• asistă la facturarea lunară;
• pregătește partea logistică a întâlnirilor;
• face fotocopii;
• face fișiere de documente;
• cumpără bilete de călătorie pentru manager și alți membri ai departamentului;

4. Relația cu alte departamente

Angajatul va fi în contact cu CEO-ul companiei și cu departamentul de contabilitate pentru a ajuta la facturare.

5. Cunoștințe și abilități

• studii de licență în științe umane (limbi străine) sau studii superioare economice sau administrative;
• cunoștințe de bază de contabilitate;
• cel puțin un an de experiență profesională în funcții similare;
• experiență de inventariere și gestionare a depozitelor.

6. Alte observații și cerințe

• propriul vehicul;
• orar: de la 8 a.m. la 4 p.m., de luni până vineri;
• gama salarială: 15.000 euro brut pe an;
• (Cerințele de vârstă sunt, de asemenea, incluse în unele fișe ale postului).

Concluzie

Fișa postului nu poate cuprinde referiri generaliste.

Formulări de tipul „răspunde de executarea întocmai a tuturor dispozițiilor pe care le primește de la conducerea societății” pot fi considerate ca fiind formulări abuzive ale fișei postului. Într-un astfel de caz este obligatorie detalierea (precizarea) atribuțiilor, sarcinilor și a responsabilităților postului. În caz, contrar, inspectorul ITM poate să considera că angajatorul nu a întocmit fișa postului, încălcând astfel obligația expresă stabilită în Codul muncii, fapt ce poate constitui motiv de amendare a angajatorului.