Cine trebuie să folosească e-Factura? Pașii pentru a transmite o factură în format electronic

Lansată în urmă cu aproape un an, pe 1 iulie 2022, e-factura reprezintă rezultatul unei aplicații prin care se emite, transmite şi primește o factură într-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronică și automată.

Pentru a ușura utilizarea platformei electronice, atât Ministerul Finanțelor cât și ANAF au publicat ghiduri de tipul Q&A (întrebare și răspuns) în care sunt anticipate cele mai multe situații care ar putea genera probleme. 

Cele două ghiduri pot fi accesate la adresele https://mfinante.gov.ro/documents/4398723/5002737/E-facturaFAQ.pdf/62a8d46b-82f5-9954-22aa-29b7ad32fe14?t=1637238487343 în cazul Ministerului Finanțelor, respectiv https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/RO_e_Factura.pdf în cazul ANAF.

Câteva dintre întrebările frecvente și răspunsurile specifice sistemului RO e-Factura, oferite de Ministerul Finanțelor:

Cum se poate accesa sistemul RO e-Factura?

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în SPV în nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit (conform OMFP 660/2017 cu modificările si completările ulterioare).

Sistemul RO e-Factura este disponibil prin intermediul APIului sau prin pagina web din cadrul în Spațiul Privat Virtual (SPV).

Toate informațiile legate de API sunt prezentate pe https://efactura.mfinante.ro

Ce reprezintă factura electronica?

Factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronică și automată.

Cum se transmite factura electronică?

Transmiterea se poate face prin:

a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de micro-servicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor. Pentru autorizare API-uri se utilizează procedura de autentificare similară sistemului SPV. Toate informațiile legate de API sunt prezentate pe https://efactura.mfinante.ro

Care este link-ul exact de unde înțelegem structura necesară pentru fișierul XML și care sunt câmpurile obligatorii sau facultative?

Modelul semantic (document EN 19631 în limba româna/ gratuit) https://magazin.asro.ro/Search?Q=SR+EN+16931-1%2BA1%3A2020&ics=&l= 

Tote documentele, inclusiv maparea, au fost traduse și sunt disponibile pe site asro/magazin https://magazin.asro.ro/Search?q=factura+electronica 

Mai multă documentație, inclusiv schematron pentru ambele sintaxe se găsește aici (canal oficial EU): https://github.com/ConnectingEurope/eInvoicingEN16931 

Urmează să publicați un „ghid” și o schemă ca la proiectul „SAF-T” ?

Documentația este elaborată de o comisie europeană CEN/TC 434 (CEN Technical Committee 434).

Obligația noastră este sa publicam regulile naționale reglementate prin CIUS-RO.

Aveți organizată o adresa de e-mail la care sa putem trimite întrebările similar cu „[email protected]”?

Pentru întrebări pe teme de bussines, utilizați formularul de contact (www.anaf.ro/asistpublic ), astfel:

1. Alegeți categoria solicitării: Asistență și îndrumare de specialitate în domeniul fiscal

2. Alegeți subcategoria: Factura electronică Pentru probleme tehnice:

• Alegeți categoria solicitării: Asistența tehnică servicii informatice
• Alegeți subcategoria: Factura electronică

Prezentare mai detaliată a proiectului pentru dezvoltatorii de software

Pe adresa https://efactura.mfinante.ro (Specificații tehnice) găsiți ultimele versiuni de aplicații. Orice modificare/ corecție o vom publica tot aici.

Pentru autorizarea la API-urile puse la dispoziție de ANAF pentru încărcarea facturilor se va folosi aceeași procedura de împuternicire ca și pentru SPV?

În contextul în care se folosește autentificarea de la SPV, înregistrarea se face conform OMFP 660/2017 cu modificările și completările ulterioare.

În sensul în care noi ca și furnizor de servicii informatice ne înregistram la dvs. cu certificatul nostru digital calificat împreună cu împuternicirea clientului de a transmite în numele sau facturile ?

Transmiterea facturilor se poate face doar după înregistrare, conform OMFP 660/2017 cu modificările si completările ulterioare.

Pentru teste cum putem realiza o astfel de înregistrare a certificatului digital ?

Pentru accesarea platformei de test de la e-Factura aveți nevoie de un certificat înregistrat în SPV -ul de producție 

Care sunt linkurile de la serviciile swagger pentru platforma de test?

Apelurile de tip „try it” nu se pot face pentru că răspunsurile depind de autentificare (de drepturi) și nu pot fi date exemple concludente în afara contextului.

Platforma de test permite folosirea fără certificat digital (acesta fiind al clientului și deci nu în posesia noastră , și nici nu cred ca ar fi înrolat pe platforma de test) ?

Nu, pe platforma de test se pot transmite/ primi facturi doar după autentificarea cu certificat înrolat în SPV.

Poate exista următoarea situație: Firma 1 – se înregistrează în SPV cu certificatul propriu și primește împuternicire de la Firma 2 să încarce facturile în numele acesteia?

Împuternicirea poate aparține doar unei persoane fizice. Ca urmare, în acest caz o persoană de la Firma 1 va primi drept în SPV pentru Firma 2.

Firma 1 în cazul prezentat mai sus are acces la SPV și la alte informații asociate Firmei 2 ? Sau accesul este restricționat pentru Firma 1 astfel încât să poată încărca doar facturile și atât.

În acest moment, dreptul în SPV este reglementat prin OMFP 660/2017 cu completările și modificările ulterioare, deci acces la toate Serviciile disponibile.

Roluri mai restrictive pot fie realizate in aplicații proprii clientului – în cazul nostru Firma 2 ar trebui sa dețină o aplicație informatică care să aibă acces la tot SPV-ul, și, în cadrul ei, să definească roluri distincte pentru utilizatorii proprii – respectiv Firma 1 ca să poată accesa doar partea de factură.

În momentul în care se va implementa OAUTH2.0 se vor putea defini mai ușor rolurile acordate fiecărei aplicații informatice.

Chiar și în acest moment se pot încărca facturi pentru orice clienți, nu doar instituții publice? în ideea ca poate nu dorim să filtrăm facturile în „facturi de trimis la eFacturare” și „facturi pentru mediul privat” și să le trimitem doar pe cele din prima categorie.

Testul permite transmiterea de facturi la oricine (ce este acum expus în SPV și ca API).

Pe producție se va verifica dacă : 

• cumpărătorul este instituție publică sau
• atât vânzătorul cât și cumpărătorul sunt în Registrul RO eFactura

Dacă nu se va verifica nicio variantă, se va primi eroare la transmitere– în acest caz, un fișier de erori si factura NU va ajunge la cumpărator.

Cum se realizează validarea facturii electronice de către sistemul RO e-Factura?

După transmiterea facturii electronice, sistemul RO eFactura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML:

• a) verificări și validări privind structura și sintaxa;
• b) verificări semantice.

După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns.

Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.