Ce înseamnă digitalizarea afacerii tale și cum îți organizezi business-ul în această direcție?

În primă fază, digitalizarea afacerii tale poate însemna trecerea documentelor în format digital, adică crearea unei arhive digitale. Cam ceea ce încearcă să facă de câțiva ani administrațiile locale și instituțiile statului. În acest fel, se elimină statul la coadă, așteptatul la ghișeu după un formular tipărit care s-a epuizat sau completarea greșită a formularului. Nu mai spun de varianta când s-a pierdut/deteriorat formularul.

Vă aduceți aminte de fazele cu xeroxul mare din filmele americane? Acel xerox unde era alocat un om pentru partea de arhivare? Poziții precum poștașul companiei, cel care duce acte sau dosare de la un departament la altul și arhivarea sunt joburi de început în companiile mari. Ei bine, americanii au înțeles mai repede faza cu digitalizarea și o folosesc ca pe ceva normal.

Digitalizarea în România

Această digitalizare a început să fie luată în serios și în România. În acest sens s-a creat o structură cu personalitate juridică în cadrul Ministerului Cercetării, Inovării și Digitalizării, structură numită Autoritatea pentru Digitalizarea României.

Prin intermediul acestei structuri putem să vedem schimbări în anumite proceduri,  ce au ajuns, în sfârșit, să se desfășoare în mediul online – precum autorizatiiauto.ro, e-guvernare.ro, ghişeul.ro.

Digitalizarea sau digitizarea este procesul de transformare a informațiilor într-un format digital. Aici intră informații precum reprezentarea unui obiect, imagine, sunet, document sau semnal. Am preluat această explicație din Wikipedia pentru că este mai apropiată de subiectul acestui articol și anume digitalizarea afacerii tale.

Deși trăim într-o eră digitală, cu multe aplicații și servicii pe zona de online, multe afaceri noi și mai vechi suferă de lupta între generații. De inadaptabilitatea unor persoane la tehnologie și încăpățânarea de a folosi în continuare metodele vechi, „tradiționale”, de lucru cu foaia de hârtie, cu poștașul care livrează contracte și cu cozi la instituțiile statului.

Astăzi, multe dintre afaceri sunt prezente în mediul online prin canalele de Social Media, dar asta nu este suficient, pentru că acestea sunt numai canale prin care companiile transmit mesaje și, eventual, primesc răspunsuri la ele. E nevoie ca firmele să implementeze digitalizarea în toate ariile lor de acțiune.

Conform ADR (Autoritatea pentru Digitalizarea României), antreprenorii care conștientizează că a devenit obligatoriu să implementeze noile tehnologii, să se adapteze continuu la cerințele clienților, să ofere servicii online de calitate, sigure și rapide, sunt cei care vor atrage cei mai mulți clienți și îi vor păstra pe termen lung.

Astăzi, nivelul minimal de digitalizare pentru o afaceri înseamnă:

• prezență în Social Media cu ale lui LinkedIn, YouTube, Facebook, Tiktok, Instagram etc.;
• colaborarea cu un procesator de plăți (dacă ai magazin online);
• generarea AWB-urilor în site, odată cu plasarea comenzilor.

Digitalizarea pentru cei puțin mai avansați

Pentru cei mai avansați în materie de tehnologie, lucrul cu bot-ul – acea aplicație ce se conectează la chat – nu este dificilă. Odată ce informațiile analogice au fost digitizate, ele pot fi integrate și folosite apoi în diverse aplicații software, cu scopul de a crea automatizări ulterioare.

Un astfel de exemplu de automatizare este un chestionar pus în prima pagină din site, ce are ca scop să ofere cele mai potrivite recomandări pentru fiecare potențial client în parte.

Ceva asemănător întâlnești pe Facebook, la crearea de grupuri. Aprobările noilor membri se pot face pre-automat dacă se setează anumiți parametrii (cuvinte, răspunsuri ale noilor membri). La fel pentru comentariile din bloguri, unde se pot bloca acele comentarii care conțin anumite cuvinte din „lista neagră”, care se poate și ea preseta.

Glosarul IT Gartner 

Căutând în online informații despre ”digital” și conexele lui, am găsit glosarul IT Gartner din care am extras aproximativ 40 abordări ale termenului.

O parte din definiția tradusă a lui „digital” din glosar-ul IT Gartner este următoarea:

Când este folosit ca adjectiv, descrie utilizarea dominantă a celor mai noi tehnologii digitale pentru a îmbunătăți procesele organizaționale, a îmbunătăți interacțiunile dintre oameni, organizații și lucruri sau pentru a face posibile noi modele de afaceri.

Un termen cu o conotație importantă este „Digital Workplace”. Acesta permite noi moduri de lucru mai eficiente; crește implicarea și agilitatea angajaților și exploatează stiluri și tehnologii orientate spre consumator.

Consider că această listă este ca o rețetă de minuni, dar fiecare ingredient în parte trebuie luat și adăugat cu grijă, începând cu o doză mică, până la moderată. Doar atunci când ingredientul devine parte integrată din afacere, iar afacerea și toți angajații săi sunt pregătiți și educați, atunci următorul ingredient trebuie adăugat, înțeles, asimilat.

Pandemia și digitalizarea

Odată cu pandemia, mai toate afacerile și-au mutat interacțiunile face to face în online, de unde și avântul impresionant luat de toate platformele de video-conferințe. De voie, de nevoie, multe și-au integrat pe site-uri coduri QR, posibilitatea de a semna electronic sau de a descărca gratuit materiale digitale; toate aceste, cu scopul de a îmbunătăți experiența vizitatorului din online.

Revenim, deci, la acel digital pe care firmele trebuie să îl asimileze bine ca să-l poată oferi mai departe vizitatorului din online, în speranța că se va concretiza în client.

Digitalizarea nu este un proces cu o dată fixă de finalizare decât dacă încă mai crezi naiv că înseamnă doar crearea unei arhive digitale.  Tinerii „născuți” cu tehnologia în mână asimilează și implementează mult mai facil digitalizarea față de persoanele mai în vârstă, atehnologice. Totuși, digitalizarea se face în etape, pentru a nu perturba „viața” site-ului. Între timp lăsați și chiar recomandați-le angajaților să meargă la cursuri sau chemați la sediul firmei specialiști în digitalizare care să facă training cu angajații voștri.

[shortcode_newsletter]

Abonează-te la newsletterele Termene specializate

24/7 Finanțe | 24/7 Transporturi | 24/7 Construcții | 24/7 Consultanță | 24/7 Retail