De când tehnologia a evoluat galopant, semnătura olografă și-a pierdut supremația. E de-ajuns un simplu crop și aproape oricine poate include semnătura oricui în orice document vrea. Dacă ai nevoie ca documentul sau mesajul tău să fie incontestabil, trebuie să folosești o semnătură electronică.

 

George Anghel, coordonator Ghișeul.ro, a fost invitat la webinarul Termene în care am dezbătut cât e de pregătit statul român să funcționeze cu documente semnate și trimise electronic, dar și despre diferențele între tipurile de semnături electronice.

 

Tipuri de semnături electronice

Semnăturile electronice conțin elemente criptografice și din acest motiv nu pot fi fraudate atât de simplu precum o semnătură de mână. Poți folosi semnătura electronică pe orice fel de document pe care nu ai cum să îl semnezi fizic, de la contracte și facturi până la bilanțuri contabile și chiar fotografii digitale.

 

Există trei tipuri de semnături electronice:

  • semnătura calificată, creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificate și care se bazează pe un certificat digital calificat – ofera valoare legală documentelor semnate.
  • semnătură avansată, creată cu ajutorul unui certificat digital simplu, face trimitere exclusiv la semnatar și permite identificarea lui, este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată
  • semnătura simplă – nu are valoare legală

 

Diferențe între semnăturile electronice

Diferența majoră între semnătura calificată și cea avansată este că doar prima nu poate fi contestată. Semnătura electronică avansată este un instrument care se potrivește foarte bine unor înțelegeri bilaterale atâta timp cât niciuna dintre părți nu contestă validitatea documentului respectiv.

 

Totuși, Guvernul a decis prin OUG 38/2020 că și semnătura electronică avansată are valoare de semnătură de mână în relația firmelor și persoanelor fizice cu statul român.

 

George Anghel, coordonator Ghișeul.ro:

La semnătura electronică calificată nici măcar tu nu poți contesta faptul că ai semnat. Semnătura electronică calificată este irefutabilă. Dacă nu vii în fața instanței și demonstrezi că ai avut un pistol la tâmplă sau un cuțit în coastă, acea semnătură rămâne valabilă.

 

În momentul în care semnăm electronic, tentația noastră este să ne gândim doar la semnătura pe care o dăm noi, nu și la cea pe care a pus-o celălalt pe contract. Procentul celor care se duc în panoul de semnături să vadă ce tip de semnătură a folosit partenerul de afaceri este foarte mic, avertizează George Anghel.

O semnătură electronică avansată și-o poate genera fiecare dintre noi în propriul calculator și poți să scrii acolo absolut orice. Adobe nici nu identifică întotdeauna dacă este sau nu așa. Diferența fundamentală atunci când vorbim despre semnături electronice calificate este că, în afară de cei doi care semnează, există o a treia parte care le validează. Este un proces de identificare în spate care este auditabil, are super proceduri și politici, astfel încât să avem încredere că acea persoană este reală.

 

Token vs. cloud

Inițial, semnătura electronică de tip calificat folosea token și asta făcea procesul de obținere destul de dificil. Mai mult, erau doar șase furnizori autorizați în România, situație care a generat o serie de polemici.

 

Între timp s-au întâmplat mutații în piață și toate platformele semnificative au evoluat către zona web-based. Tehnologia criptografică a fost forțată să treacă la următorul nivel, așa că acum nu mai este nevoie de token, iar semnătura se poate da direct pe cloud, prin telefonul mobil, folosind doi factori de autentificare.

 

George Anghel, coordonator Ghișeul.ro:

Practic, ai o parolă fixă și o parolă dinamică actualizată la fiecare semnare. Această semnătură este aplicabilă și în browser, ceea ce tokenul nu poate să facă. Ce poți să faci cu semnătura în cloud nu poți să faci cu semnătura pe token. În egală măsură, semnătura electronică pe token este limitată de faptul că nu poți să semnezi pe telefonul mobil.

 

Semnătura electronică pe cloud e portabilă, o ai cu tine peste tot (nu trebuie să stai cu grijă că ți-ai uitat token-ul acasă) și este în conformitate cu regulamentul eIDAS.

 

”Problema” semnăturilor electronice este că ele își pierd orice valoare în momentul când le printezi:

Omul pregătea documentul și îl semna electronic, după aceea îl printa și se ducea cu el la instituții. Oamenii de la instituții îi spunea: „OK, înțeleg că are desenul ăla acolo, dar nu are valoare”. De aceea s-a creat percepția în piață că oamenii de la aceste instituții nu vor să accepte. Un document electronic are valoare atât timp cât este electronic. Odată ce l-ai pus în print, semnătura electronică nu mai are valoare. Elementele criptografice din ele nu se transpun în hârtie sub nicio formă, spune George Anghel, coordonator Ghișeul.ro.

Te-ar putea interesa și: Digitalizarea: comunicarea documentelor și semnătura electronică

 

E pregătit statul român pentru trecerea la digital?

Până mai ieri, când mergeam la Trezorerie nu ne acceptau hârtiile fără ștampilă, deși are vreo doi ani de zile vechime legea care spune că nu mai e necesară. Acum, peste noapte, statul e obligat să accepte digitalizarea. 

 

Vor apărea multe greșeli, crede George Anghel, coordonator Ghișeul.ro. Nu poți face în câteva luni ce n-ai făcut în 30 de ani, cu atât mai mult într-un domeniu care are nevoie de rigoare extremă.

Instituțiile românești nu sunt pregătite pentru așa ceva, iar angajații de la stat vor ajunge să răspundă personal pentru erorile care vor apărea. E absolut normal că există o contrareacție, mai ales că ea ține mai mult de spiritul de conservare decât de rea-voință sau de dorința de a nu face.

 

Totuși, din perspectiva antreprenorilor, prea puțini angajați din instituții de stat au fost trași la răspundere pentru prejudiciile provocate. În plus, le lipsește practica de share knowledge – și ne referim aici atât la informații și practici, cât și la erori – comunicarea greșelilor observate, astfel încât ele să nu fie repetate.

 

Vezi aici tot webinarul la care a fost invitat George Anghel.

 

Dacă ți se par utile informațiile de pe blogul Termene și vrei să afli când publicăm un nou articol, te poți abona la newsletterul nostru săptămânal.

Vreau să primesc newsletter-ul

 

Despre Termene.ro

Termene.ro este o companie înființată în anul 2014 din dorința de a permite companiilor identificarea oportunităților de afaceri și evaluarea corectă a riscurilor pentru afaceri mai prospere, oferind o platformă intuitivă și foarte ușor de utilizat. Peste 70.000 de companii folosesc platforma completă care oferă informații actualizate în timp real despre datele financiare și juridice ale firmelor din România.

Distribuie mai departe