Când vine vorba despre afaceri este aproape unanim acceptat că banii lichizi sunt cei mai importanți. Indiferent că vorbim despre companii mari sau unele mici, de familie, este esențial ca în conturi să existe sume care pot fi rulate și care asigura buna funcționare a afacerii. Gestionarea cash flow-ului este cheia care deschide ușa spre succes sau spre eșec.

Nu este niciun secret că sunt companii care, deși au destui bani de încasat, nu reușesc să plătească la timp furnizorii. De cele mai multe ori apare o defazare între momentul în care clienții tăi plătesc și termenele tale de încasat și de-aici până la intrarea în criză nu mai este decât un pas. Dacă ai o firmă mică și puțini clienți în portofoliu situația este și mai complicată. Să nu uităm că România e una dintre țările est-europene cu cele mai puține facturi plătite la timp, alături de Grecia, Rusia, Bulgaria și Slovacia.

 

Facturile neplătite la timp duc la probleme serioase, pe termen lung. În primul rând, dau naștere unui efect de domino. Tu nu încasezi, așa că nu ai bani să plătești facturile către furnizorii tăi, care, la rândul lor, nu vor avea suficiente lichidități ca să-și achite partenerii, salariații, taxele către stat sau creditele. Nu va trece mult timp și, rând pe rând, companiile prinse în acest cerc vicios vor intra în incapacitate de plată.

 

Schimbând perspectiva, un antreprenor care se gândește doar la modalitățile prin care și-ar putea recupera creanțele nu va putea să se concentreze pe dezvoltarea afacerii sale, iar moralul său va fi în scurt timp la pământ. Cum poți opri efectul de domino și cum îți poți securiza fluxul de numerar? Îți spunem soluția noastră, dar mai înainte hai să vedem exact ce este cash-flow-ul.

 

Ce este cash flow-ul

Primul lucru pe care trebuie să îl reținem este că lichiditățile țin firma în viață, iar cash flow-ul este un element esențial când vine vorba de a-i pune acesteia un ”diagnostic” financiar.

 

Simplist explicat, cash flow-ul este mișcarea fondurilor din afacerea ta. De obicei, firmele urmăresc fluxul de numerar săptămânal, lunar sau trimestrial. În esență, există două tipuri de fluxuri de numerar:

 

Fluxul de numerar pozitiv

Apare atunci când numerarul care intră în afacerea ta (imediat, din vânzări, sau la termen, prin conturile de încasări) este mai mare decât numerarul care iese din afacere (prin conturi plătibile, cheltuieli lunare, salarii ale angajaților, taxe, rate etc.)

 

Fluxul de numerar negativ

Apare atunci când sumele de bani de plătit sunt mai mari decât numerarul de primit. Dacă ai ajuns în această situație, înseamnă că ai probleme în afacere, dar există pași pe care îi poți face ca să o remediezi. Reducerea cheltuielilor de afaceri este una dintre soluțiile rapide, dar vom discuta mai multe strategii.

 

Cum se întocmește un cash flow

Ca să poți întocmi un cash-flow, ai nevoie să ții evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de numerar din firmă: banii care circulă în firmă, ce reprezintă suma încasărilor și plăților curente. Acesta poate fi pozitiv, atunci când încasările sunt mai mari decât cheltuielile sau negativ, atunci când plățile sunt mai mari decât intrările de numerar.

 

Intrările de numerar sunt încasările care provin din următoarele surse:

1. Achitarea facturilor emise de companie către clienți

2. Credit bancar pe termen scurt pentru acoperirea unei lipse de fonduri

3. Împrumut bancar pe termen lung, cu scopul realizării unor investiții

4. Vânzarea, în mod cu totul special, a unor active ale societății, atunci când afacerea este divizată, restrânsă, lichidată etc.

5. Aporturi sau împrumuturi ale asociaților

6. Preluarea de către investitori a unor părți sociale sau acțiuni în societate

 

Ieșirile de numerar reprezintă plățile efectuate de companie:

1. Salarii și contribuții sociale pentru angajații societății

2. Taxe și impozite datorate bugetului general și bugetelor locale

3. Achiziția de materii prime și materiale

4. Plata utilităților

5. Plăți către diverși terți: transport de mărfuri, publicitate, asigurări de bunuri etc.

6. Rambursarea unor credite contractate

7. Rambursarea împrumuturilor făcute de asociați

 

Care sunt tipurile de cash flow

Ca să fie mai ușor de analizat, planul de cash flow, fluxul de numerar, este împărțit în 3 componente: cash flow operațional, cash flow de investiție și cash flow financiar. în funcție de natura tranzacției. Hai să vedem în detaliu la ce se referă fiecare dintre cele trei tipuri de activități:

 

Activitățile operaționale

Aceastea includ activități de numerar aferente veniturilor nete. De exemplu, numerarul generat din vânzarea de bunuri (venituri) și numerarul plătit pentru mărfuri (cheltuieli) sunt activități operaționale, deoarece veniturile și cheltuielile sunt incluse în venitul net.

 

Activitățile de investiții

Acestea includ activități în numerar legate de activele necorporale. Activele necorporale presupun investiții pe termen lung, imobilizări corporale și valoarea principală a împrumuturilor acordate altor entități. De exemplu, numerarul generat din vânzarea terenurilor și cel plătit pentru o investiție într-o altă companie sunt incluse în această categorie.

 

Activitățile de finanțare

Acestea includ activități de numerar legate de datoriile necorporale și de capitalul proprietarilor. Pasivele necorporale și elementele de capitaluri ale proprietarilor includ valoarea principală a datoriilor pe termen lung, vânzările și rambursările de acțiuni și plățile cu dividende.

 

Ele îți vor oferi o viziune de ansamblu asupra banilor care provin din surse externe precum creditori, acționari sau investitori. De exemplu, dacă trebuie să acoperi o pierdere reflectată în cash flow, ai putea să aplici pentru o linie de credit, această fiind o opțiune viabilă în cazul în care ai nevoie să acoperi cheltuieli de capital. Dacă vei ține sub observație această categorie, vei putea observa cât de mult depinde compania ta de surse de finanțare externe.

 

Care sunt beneficiile urmăririi cash flow-lui

Întocmirea cash flow-ului poate părea pierdere de timp pentru profani sau începători, dar vă asigurăm că nu-i deloc așa! E ca atunci când umpli coșul la supermarket, pui produsele pe bandă și, când au rămas trei produse de scanat, îți dai seama că nu-ți ajung banii. Și fiindcă Legea lui Murphy funcționează negreșit în astfel de situații, fix cele trei produse îți erau cele mai trebuincioase. La magazin mai merge să-i spui casierei: ”Doamnă, renunț la oțet, puneți în schimb hârtia igienică !”, dar în business pari complet lipsit de profesionalism. Ca să nu ajungi în situația asta, e nevoie să-ți programezi cu cap finanțele.

Ca să înțelegi și mai bine cât e de important să urmărești atent cash-flow-ul din compania ta, urmărește acest video în care îți povestim în 3 minute, concret, cum facem noi lucrurile la termene.ro. Și funcționează 😊 !

 

Gestionarea sănătoasă a cash flow-ului

Ne-am pus de acord că e important și necesar să urmărești cash-flow-ul, dar nu e suficient. E nevoie să știi ce măsuri de siguranță să iei și cum e sănătos să-ți gestionezi lichiditățile.

 

Identifică riscurile pentru afacere și pregătește-te în avans

Orice afacere implică riscuri și, de aceea e bine să te pregătești din timp pentru provocările ce pot să apară. Să ne imaginăm câteva posibile scenarii:

  • Primeși o comandă neașteptat de mare
  • Ți se anulează în ultimul moment o comandă mare
  • Nu mai reușești să dai de un client important care-ți datorează bani

 

Sigur că exemplele sunt nesfârșite și chiar dacă ai citi toate cărțile publicate, tot nu le-ai afla pe toare. Dar, cu cât ești mai informat – foarte important: din surse de încredere –  cu atât poți anticipa mai bine posibilele riscuri. Acest tip de analiză poate deveni – noi chiar insistăm să devină! – o parte a procesului tău de bugetare a fluxurilor de numerar.

 

Creează unui cont bancar separat pentru afacerea ta

O greșeală frecventă asociată cu administrarea unei afaceri – în special în rândul start-up-urilor – este amestecarea conturilor bancare de afaceri și personale și a cărților de credit. Întrucât finanțarea inițială provine adesea din economiile personale ale proprietarului, este ușor de văzut cum se poate întâmpla acest lucru. Dar e foarte important să ai un cont bancar separat pentru afacerea ta ca să eviți problemele.

 

Conturile separate te vor ajuta să organizezi mai bine înregistrările contabile și în felul acesta vei ști ce taxe ai de plată. De asemenea, eviți riscul de a cheltui peste măsură. Acest lucru se poate întâmpla și într-un sens, și în celălalt. Poți ajunge la un moment dat să vii cu prea mulți bani de acasă și să nu îți dai seama sau poți să cheltui din banii firmei și să ai probleme serioase atunci când vei avea un audit sau o verificare de la autoritățile de profil. De asemenea, neștiind prea bine din ce surse vin banii tăi, poți rata ocazii de dezvoltare și ajungi să ai o imagine de ansamblu eronată asupra afacerii.

 

Păstrează întotdeauna niște bani ”tampon”

Trebuie să te asiguri că afacerea ta are suficienți bani ca să acopere nevoile de capital de lucru. Ideal ar fi ca această sumă să acopere plata facturilor pentru o perioadă de trei luni.

 

Economisirea nu este un obicei la îndemână, dar nici deosebit de dificil. Dacă planifici bine și sincronizezi veniturile și cheltuielile, vei putea construi o rezervă de cash într-un cont separat, ca să poți face față cheltuielilor atunci când apar întârzieri la încasări sau situații neprevăzute. Apelează la credit pentru plata datoriilor doar în ultimă instanță.

 

Implementează un sistem mai bun pentru gestionarea fluxului de numerar

Nu îți spunem nimic nou: clienții întârzie plata facturilor. Ce poți tu să faci ca să restrângi numărul lor sau, de ce nu, să-i eviți cu totul pe rău-platnici e să fii riguros cu evidența facturilor – a sumelor de încasat și a datelor scadente. Pasul următor e să nu tolerezi depășirea termenelor de plată – din ziua 1 după scadență, trimite facturile în colectare. Poate că ți se pare complicat sau crezi că e prea scump; poate crezi că asta-i o soluție doar pentru marile companii. Nu-i deloc așa, tu însuți poți să beneficiezi de serviciile unei firme serioase de recuperare creanțe, la un preț accesibil.

 

Pe de altă parte, sunt și antreprenori care nu țin evidența sumelor ce trebuie încasate și a datelor scadente ale facturilor. Dacă ești unul dintre ei, este timpul să începi să implementezi un proces eficient de gestionare a fluxului de numerar. În cazul în care constați că ai déjà mai multe facturi neplătite, cu atât mai mult ai nevoie de o firmă de colectare. Ea va acționa în numele tău, într-un mod profesionist și, cel mai probabil, va reuși să îți recupereze sumele restante. Dacă nu, nu te costă nimic, fiindcă onorariul acestui tip de societăți este procent din sumele recuperate.

 

Importanța analizei de cash flow

Este important să monitorizați fluxul de numerar pe mai multe perioade și să comparați cifrele cu cele ale altor companii din aceeași industrie. Dacă fluxul de numerar liber este pozitiv, ar trebui să indice că firma își poate îndeplini obligațiile, inclusiv finanțarea activităților sale de operare și plata dividendelor.

 

Pe de altă parte, ca să îți dezvolți compania, ai nevoie de oameni, de un loc unde aceștia își pot desfășura activitatea, de echipamente ș.a.m.d — iar pentru toate acestea nu poți plăti cu profitul pentru că profitul nu reprezintă banii disponibili în cont. Ceea ce ne conduce la următoarea idee: Profit ≠ Lichiditate. De ce? Ei bine, pentru că banii pot veni din diferite surse, fie că e vorba de un împrumut sau de o investiție, acei bani nu vor apărea în contul de profit și pierdere, dar se vor regăsi în cash flow. Între profit și cash flow există diferențe, iar una dintre ele constă în faptul că profitul este un rezultat global, calculat în funcție de totalitatea veniturilor și cheltuielilor (realizate, dar și planificate), iar cash flow-ul este un rezultat parțial care include doar încasări și plăți realizate. Profitul reflectă întotdeauna promisiunea clienților de a plăti (poate exista un decalaj între momentul înregistrării contabile venitului și momentul încasării acestuia), în timp ce cash flow-ul reflectă situația tuturor tranzacțiilor efectuate. Înțelegerea diferenței dintre acești doi indicatori financiari este importantă pentru a măsura succesul unei firme, o afacere sănătoasă având nevoie de ambele.

 

Să recapitulăm

👉 O companie are nevoie atât de analiza profitului, cât și a lichidităților, deoarece, în timp ce acestea sunt diferite, o afacere sănătoasă le necesită pe ambele;

👉 Cash flow-ul este cel care menține compania în viață;

👉 Activitățile operaționale indică capacitatea companiei de a finanța intern o creștere sănătoasă a acesteia;

👉 Activitățile de investiții arată cât de mult cheltuie compania pentru a investi în viitorul său;

👉 Activitățile de finanțare arată cât de mult depinde compania de finanțarea externă.

 

A avea profit nu înseamnă neapărat că business-ul tău se descurcă bine. Există posibilitatea de a avea profit, însă cash flow-ul să fie deficitar, iar asta se traduce prin imposibilitatea de a efectua plăți curente. Acest lucru poate interfera cu activitatea firmei, poate afecta vânzările, chiar și viitorul companiei.

 

Ca manager, atenția ta trebuie să fie direcționată către plățile care asigură sprijinul afacerii (salarii, furnizori). Fie că este vorba despre strategia de creștere, fie despre menținerea unei activități sustenabile, cash flow-ul este cel mai bun indicator al performanței afacerii tale și a ceea ce poți sau trebuie să faci pe termen scurt. Pentru a face lucrurile mai ușoare, poți gestiona cash flow-ul afacerii tale utilizând o soluție care include toate operațiunile necesare și generează rapoartele de care ai nevoie în timp real.

 

Soluția miraculoasă este fișierul cash-flow, în care trebuie trecute, extrem de detaliat, toate cheltuielile și toate încasările firmei. Și când vorbim despre încasări ne referim la banii pe care îi vom încasa, nu la facturile emise. Atenție la această precizare!

 

De asemenea, nu uita să actualizați cifrele la finalul fiecărei luni, respectiv să verifici dacă previziunile tale sunt conforme cu realitatea. În caz contrar, ai grijă să recalibrezi estimările făcute pentru lunile următoare în conformitate cu ceea ce se întâmpă în realitate. În scurt timp, vei vedea că previziunile tale vor deveni din ce în ce mai precise, iar asta te va ajuta enorm să anticipezi eventuale probleme din lunile viitoare.

 

Așa cum ne place să spunem, fișierul cash-flow e temelia pentru un business sănătos.

 

Dacă ți pe par utile informațiile de pe blogul Termene și vrei să afli când publicăm un nou articol, te poți abona la newsletterul nostru săptămânal.

Vreau să primesc newsletter-ul

 

Despre Termene.ro

Termene.ro este o companie înființată în anul 2014 din dorința de a permite companiilor identificarea oportunităților de afaceri și evaluarea corectă a riscurilor pentru afaceri mai prospere, oferind o platformă intuitivă și foarte ușor de utilizat. Peste 70.000 de companii folosesc platforma completă care oferă informații actualizate în timp real despre datele financiare și juridice ale firmelor din România.

Distribuie mai departe