Ce soluție ai dacă nu-ți permiți să colectezi intern creanțele

Nu poți să conduci o afacere fără să ai parte de nopți fără somn din cauza facturilor neîncasate la timp. Din momentul în care fluxul de cash s-a dezechilibrat și deja aștepți cu emoții zilele când ai de făcut plăți, s-a dus somnul liniștit.

Aveam un client pe care îl consiliam să formeze un nou departament de vânzări. Directorul general este tipul de vizionar care are tot timpul câteva inițiative de reconfigurare a organizației. Ca majoritatea vizionarilor, era nerăbdător să vadă schimbările finalizate și să-și evalueze creația. Dar toate schimbările astea aveau un cost, inclusiv cea de care mă ocupam eu.

Într-o zi am intrat în biroul lui și l-am găsit obosit, îngrijorat.

– Cum merg vânzările?, l-am întrebat eu în loc de ”Bună dimineața!”.

– Vânzările merg bine, dar cash flow-ul mă îngrijorează.

Vânzările erau în creștere, dar la fel erau și întârzierile la plată. Aceste întârzieri puneau o presiune serioasă pe fluxul de numerar. O afacere de software este una în care salariile reprezintă cele mai importante costuri. Fix aici nu se puteau accepta întârzieri la plată, așa că facturile neplătite la timp reprezentau o amenințare foarte serioasă pentru companie.

În ora care a urmat am analizat împreună numărul facturilor emise în fiecare lună, valoarea medie, întârzierea medie, care sunt clienții care întârzie și ce valori au facturile lor. Mai mult de jumătate dintre plățile întârziate erau plătite după primul apel. Din păcate, primul apel sosea mult după ce termenul de plată fusese depășit, uneori la o lună de la depășire.

Întârzierile la plată erau în sarcina departamentului financiar, unde o singură persoană suna clienții care aveau facturi întârziate. Am identificat mai multe probleme:

• Volumul de muncă depășea cele 4 ore care erau alocate zilnic pentru colectarea creanțelor.
• Colectorul nostru era o contabilă fără abilități de comunicare la telefon.
• Colectorul nostru dădea telefoane printre alte sarcini de natură contabilă, care nu-i permiteau să se concentreze asupra colectării. În realitate, cele 4 ore zilnice nu se executau.
• Abordarea clienților pentru plată se făcea doar prin telefon, nu exista niciun fel de automatizare, iar evidența se ținea în MS Excel.
• Nu existau alerte de neplată sau pe activitățile programate pentru colectare.
• Când colectorul era în concediu, ca și la fiecare sfârșit de lună, nu suna nimeni clienții pentru a le solicita plata facturilor.

În fine, am început să conturăm o soluție: un departament de colectare cu doi angajați, un proces de recrutare scris, o aplicație software care să gestioneze procesul de recrutare cu taskuri, metrici și alerte.

Cât te costă un departament intern de colectare a creanțelor

Am calculat costurile pentru crearea și întreținerea departamentului de colectare și le-am comparat cu volumul și valoarea facturilor întârziate. Nu puteam să justificăm economic existența departamentului de colectare. Nu puteam însă nici să acceptăm haosul din colectare și încasarea cu tot mai mare întârziere a facturilor emise.

Problema este una comună: multe companii au un cost nejustificat de mare pentru colectarea creanțelor față de volumul de lucru și resursele pe care le pot ei aloca pentru colectare.

Simpla externalizare a colectării le-ar scădea simultan costurile și le-ar crește rata succesului. O firmă de colectare creanțe are resurse mai multe, se bazează pe avocați și specialiști cu experiență în creanțe, în timp ce resursele interne ale companiei sunt mai puține, limitate, puțin sau deloc specializate.

Aceasta a fost soluția pe care i-am sugerat-o clientului meu: externalizarea colectării către o firmă specializată. Simpla comparare a costurilor arăta că această soluție este net superioară.

Colectarea creanțelor cu termene.ro

Termene.ro are un parteneriat cu KRUK România, pe care l-am semnat tocmai pentru că știm cât de mulți antreprenori au nevoie de acest serviciu de colectare a creanțelor. KRUK este una dintre cele mai reputate firme de colectare la nivel european la care, în mod obișnuit, au acces doar companiile mari. Parteneriatul nostru face posibil ca orice firmă mică sau mijlocie să poată beneficia de expertiza și experiența impresionante pe care le au specialiștii în colectarea creanțelor de la KRUK.

Cât despre costurile pe care le presupune colectarea, îți spun în primul rând că ele se aplică doar dacă îți este recuperată datoria. Vei plăti comisionul de colectare după ce primești banii de la clientul datornic și procentul va fi calculat din suma primită (în cazul unei plăți parțiale). Dacă vei urmări acest video, vei vedea că este mai rentabil pentru tine să dai în colectare cât mai devreme facturile cu termen de plată depășit.

Dacă ai și alte întrebări despre colectarea prin RedBill, te invit să intri pe pagina noastră de suport sau să-ți faci direct cont în platformă, ca să poți sta de vorbă cu un consultant de-ai noștri.

Dacă ți se par utile informațiile de pe blogul Termene și vrei să afli când publicăm un nou articol, te poți abona la newsletterul nostru săptămânal.