Ce este VIES TVA și în ce situații este necesară obținerea sau verificarea lui

VAT Information Exchange System (VIES) este un motor de căutare (și nu o bază de date) al Comisiei Europene ce permite schimbul de informații privind TVA. În momentul când se face o căutare prin intermediul VIES, datele sunt extrase din bazele naționale de date referitoare la TVA.

VIES este disponibil în 23 de limbi oficiale ale Uniunii Europene, inclusiv în română, la adresa https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation. În cazul în care mesajul nu apare direct în română, limba trebuie selectată manual din butonul dreapta sus al ecranului.

Cum se obțin informațiile despre TVA

Conform portalului Uniunii Europene, rezultatul căutării în VIES indică dacă informațiile referitoare la TVA există (răspuns valid) sau nu (răspuns nevalid).

În primul caz, al răspunsului valid, informațiile despre TVA vor fi afișate în VIES.
În caz contrar, de răspuns nevalid, înseamnă că numărul de identificare în scopuri de TVA nu este înregistrat în acea bază națională de date. Motivele ar putea fi următoarele:

• numărul de identificare în scopuri de TVA nu există;
• numărul de identificare în scopuri de TVA nu a fost activat pentru tranzacțiile în interiorul UE;
•  înregistrarea nu este încă finalizată (unele țări ale UE impun o înregistrare separată pentru tranzacțiile efectuate în interiorul UE).

Aceste modificări nu se reflectă imediat în bazele naționale de date și, prin urmare, nici în VIES. Pentru probleme urgente, contactați administrația fiscală competentă.

Din motive care țin de protecția datelor, autoritățile naționale nu vor comunica numele și adresa asociate unui număr de TVA. Ele vor confirma dacă există sau nu un nume și o adresă asociate unui număr de TVA.

Ce se întâmplă dacă numărul de TVA existent nu este verificat?

Conform portalului Uniunii Europene, în cazul în care clientul susține că este înregistrat în scopuri de TVA, dar verificarea prin intermediul sistemului VIES nu confirmă acest lucru, el poate solicita o verificare pe lângă administrația fiscală din țara sa. În plus, clientului i se poate cere să se înregistreze pentru tranzacții transfrontaliere în UE. Procedura diferă de la o țară la alta.

Dacă nu găsiți informații în sistemul VIES, vă puteți adresa autorităților naționale. Acestea ar trebui să fie în măsură să confirme:

• dacă un număr de TVA este sau nu valid;
• dacă un număr de TVA este sau nu „asociat” cu un nume și o adresă specifică.

Modul în care pot fi contactate autoritățile naționale diferă de la țară la țară. În unele țări din UE există sisteme on-line, în timp ce în altele trebuie să contactați autoritățile prin telefon, poștă sau fax.

Date indisponibile și inexactități posibile

Reprezentanții UE recunosc că este posibil ca uneori sistemul să nu fie disponibil, deoarece baza de date este în curs de actualizare. Comisia colaborează cu statele membre pentru a se asigura că intervalul în care bazele lor de date sunt inaccesibile este cât mai scurt posibil. În cazul în care primiți un mesaj de eroare, sfatul este să încercați din nou peste câteva minute sau în alt moment al zilei.

Comisia Europeană nu își asumă răspunderea pentru exactitatea informațiilor disponibile în VIES, deoarece acestea sunt extrase din bazele naționale de date, asupra cărora Comisia nu deține niciun control. Comisia Europeană nu poate să verifice, să corecteze, să adauge sau să elimine datele înregistrate în bazele naționale de date.

De ce se cere un număr de identificare TVA la cumpărături prin internet?

Furnizorii de servicii electronice, cum ar fi cei care oferă actualizările antivirus, sunt obligați să perceapă TVA pe acest serviciu. În cazul în care cumpărătorul este o persoană impozabilă atunci, în anumite circumstanțe, clientul este cel care trebuie să contabilizeze TVA-ul, și nu furnizorul.

Din acest motiv, furnizorul poate solicita numărul de identificare în scopuri de TVA al clientului, pentru a putea confirma dacă acesta este cel care trebuie să perceapă TVA sau dacă clientul însuși va contabiliza TVA. Dacă clientul nu are un număr de TVA valabil, atunci furnizorul va percepe TVA.

Verificarea VIES înainte de exportul de bunuri sau servicii în interiorul UE

Reprezentanții UE recomandă ca exportatorul de bunuri sau servicii să se asigure că toți clienții din alt stat membru/ Irlanda de Nord sunt persoane juridice impozabile, deoarece acesta este unul dintre elementele care definesc tratamentul corect de TVA.

Toate persoanele juridice impozabile au obligația de a-și informa administrația fiscală că efectuează operațiuni impozabile cu TVA; în schimb, administrația fiscală le pune la dispoziție un număr unic de TVA.

Verificarea VIES pe internet permite verificarea dacă numărul de TVA furnizat de client este înregistrat în baza de date națională.

Numărul de TVA valid al clientului trebuie menționat pe factură.