Cum pot administratorii cu domiciliul într-un județ să înregistreze documente pentru firma cu sediul social într-un alt județ

Odată cu perioada pandemică, Oficiul Național al Registrului Comerțului a introdus alternative pentru ca administratorii unor societăți să poată înregistra documente legate de activitatea firmei fără să fie prezenți fizic la un oficiu de specialitate.

În 2022, administratorii unor societăți înregistrate în România pot depune documente la oficiile județene ale Registrului Comerțului prin intermediul Poștei Române și a portalului online al Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC), așa cum ne-au transmis reprezentanți ai instituției.

„Cu ajutorul acestor variante, un administrator domiciliat într-un județ poate înregistra hotărâri, decizii legate de o societate pe care o administrează și care are sediul social într-un alt județ”, ne-au explicat oficiali ai ONRC.

În plus, și taxele pot fi plătite într-un alt județ pentru o firmă înregistrată într-un județ diferit decât cel în care se face plata taxelor, ne-au mai explicat reprezentanți ai ONRC.

Pașii pentru comunicarea online cu Registrul Comerțului

Din martie 2020, ONRC a început să lucreze tot mai mult în sistem online. Însă pentru a se realiza o astfel de comunicare cu Registrul Comerțului este nevoie de o semnătura electronică.

De altfel, în această perioadă, ONRC recomandă utilizarea cu predilecție a căilor de comunicare alternativă pentru depunerea cererilor la oficiile registrelor comerțului de pe lângă tribunale și la Oficiul Național al Registrului Comerțului, mijloacele electronice fiind în general și cele mai rapide și eficiente:

• prin e-mail, semnate cu semnătură electronică recunoscută;
• online, prin intermediul portalului de servicii online al Oficiului Național al Registrului Comerțului, https://portal.onrc.ro, semnate cu semnătură electronică recunoscută.

De la înființare şi până la înregistrarea unor modificări, o serie de cereri se pot depune direct online:

• cerere de înregistrare persoană fizică / persoană juridică;
• cerere de verificare disponibilitate/rezervare denumire firmă persoană fizică / persoană juridică;
• cererea de comandă eliberare acte (solicitarea de certificate constatatoare pentru licitație, leasing, bancă, notariat, certificate constatatoare privind procedura insolvenței, extrase de registru privind starea firmei, extrase de registru cu obiectul de activitate actualizat, emiterea de copii certificate);
• cerere de comandă eliberare informații (furnizarea de informații la zi privind istoricul firmei, statistici);
• cerere completare dosar;
• cerere de verificare disponibilitate/rezervare emblemă (figurativă, verbală sau complexă – combinație de reprezentări grafice și denumiri);
• cerere de depunere și/sau menționare acte (transmiterea dreptului de proprietate asupra acțiunilor, prelungirea valabilității sediului social/sediului secundar, depunerea actului constitutiv actualizat, depunerea dovezii de vărsământ capital social, depunerea hotărârilor adunării generale privind majorarea/reducerea capitalului social, numirea persoanelor împuternicite, durata de funcționare, dizolvarea etc.);
• cerere de îndreptare erori materiale;
• cerere de numire lichidator (în temeiul Legii nr. 31/1990 sau al Legii nr. 359/2004);
• cerere de radiere;
• cerere pentru depunerea situațiilor financiare (situaţii financiare anuale, situaţii financiare consolidate şi, în funcție de caz, publicarea în Monitorul Oficial a anunțului prin care se confirmă depunerea situațiilor financiare însoțite de actele specificate în opis, respectiv depunerea
• declarației pe proprie răspundere);
• cerere de eliberare duplicat;
• cerere de preschimbare obiect de activitate (actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.2, precizare activitate principală, preschimbare certificat de înregistrare).

Modificările în structura firmelor, înregistrate în maximum 15 zile

Această măsură îi poate ajuta pe administratorii unor firme și să înregistreze noile documentele legate de firmele pe care le coordonează în intervalul de 15 zile stabilit ca obligatoriu începând cu anul 2022.

În luna iulie, Parlamentul aproba Legea 265/2022 privind registrul comerțului și pentru modificarea și completarea altor acte normative cu incidență asupra înregistrării în registrul comerțului. Legea a fost promulgată, publicată în Monitorul Oficial și a început să fie aplicată din primele zile ale lunii decembrie.

Una dintre cele mai importante schimbări impuse prin această lege a fost că administratorii unei firme trebuie să se prezinte în maximum 15 zile calendaristice de la data unei hotărâri a Adunării Generale a Acționarilor să înregistreze hotărârea/decizia luată.

Reprezentanții Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) ne-au explicat că aceste precizări sunt trecute în articolul 87 al Legea 265/2022.

În articolul 87 se precizează faptul: „Cererea de înregistrate în registrul comerțului se depune, dacă legea nu prevede altfel, în termen de 15 zile de la data încheierii actului constitutiv sau a actului modificator, în cazul persoanelor juridice, iar pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale, înainte de începerea activității economice sau, în cazul în care reprezentații întreprinderii familiale nu formulează cererea, în terme de 15 zile de la data încheierii acordului de constituire.

„Până la adoptarea acestei legi, termenul de 15 zile era numai cu titlu de recomandare atât în Legea 31/1990, cât și în normele metodologice. Dar, recomandare nu înseamnă, obligativitate. Erau multe hotărâri care nu erau înregistrate într-un timp rezonabil. Administratorii veneau și după 3-4 luni să le înregistreze. Alte instituții ale statului, cum ar fi Fiscul nu putea verifica persoanele care trebuie să primească dividente, spre exemplu. Erau foarte multe încurcături pe mai multe planuri”, ni s-a mai transmis de la ONRC.