Indicatorii cheie de performanță (KPI): Care este rolul acestora?

Denumiți și indicatori cheie de succes (key succes indicators sau KSI), indicatorii cheie de performanță (ICP ori KPI, dacă avem în vedere acronimul din lb. engleză) variază între companii și industrii în funcție de criteriile de performanță urmărite de fiecare dintre ele.

O companie de software care se străduiește să obțină cea mai rapidă creștere din industria sa poate considera majorarea veniturilor de la an la an (YOY), ca indicator principal de măsurare a performanței sale.

Dimpotrivă, un lanț magazine de vânzare cu amănuntul ar putea acorda mai multă atenție vânzărilor per magazin, ca fiind cel mai bun indicator cheie de performanță care să evalueze creșterea.

Ce sunt indicatorii cheie de performanță (KPI)?

Dacă ar fi să definim KPI/indicatorii cheie de performanță (key performance indicators) putem spune că aceștia se referă la un set de măsurători cuantificabile, utilizate pentru a evalua performanța generală pe termen lung a unei companii. KPI-urile contribuie, în mod specific, la determinarea realizărilor strategice, financiare și operaționale ale unei companii, în special în comparație cu ale altor firme din același sector.

Indicatorii cheie de performanță (KPI) măsoară succesul unei companii față de un set de ținte, obiective sau firme concurente din industrie.

Care sunt caracteristicile unui indicator de performanță bine ales?

„Anatomia” unui indicator cheie de performanță bine structurat include:

• o metodă de măsurare – fiecare KPI trebuie să măsoare ceva. De obicei, cele mai bune KPI constituie măsurători cât mai expresive și mai reprezentative ale unui proces care trebuie măsurat;
• o țintă – fiecare KPI trebuie să exprime o țintă care să se potrivească perfect cu măsurătoarea urmărită și cu perioada de timp a obiectivului cuantificat, aceasta fiind, în general, o valoare ce se dorește a fi atinsă;
• o sursă de date – fiecare KPI trebuie să se bazeze pe o sursă de date clar definită, astfel încât să nu existe o zonă gri în modul în care fiecare proces este măsurat și urmărit;
• frecvența raportării – KPI diferiți pot avea necesități de raportare diferite, dar o regulă bună de urmat este să îi raportați cel puțin lunar.

Planurile bune utilizează seturi de 5-7 KPI-uri pentru a gestiona și urmări progresul planului lor de dezvoltare.

Tipuri de indicatori cheie de performanță (KPI)

KPI-urile nu trebuie neapărat să fie legate exclusiv de datele financiare. În timp ce profiturile și nivelurile datoriilor sunt, într-adevăr, indicatori financiari cheie, relațiile unei companii atât cu clienții, cât și cu angajații săi nu sunt mai puțin importante pentru stabilirea stării generale de sănătate a acesteia. Prin urmare, putem distinge între KPI-urile financiare și cele nefinanciare.

Indicatorii cheie de performanță legați de situația financiară se concentrează, de obicei, pe venituri și pe marje de profit. Profitul net, cel mai utilizat indicator de rezultat, reprezintă suma veniturilor care rămâne, ca profit pentru o anumită perioadă, după contabilizarea tuturor cheltuielilor, impozitelor și plăților dobânzii companiei pentru aceeași perioadă. Profitul net trebuie convertit într-un procent din venituri (cunoscut sub numele de „marjă de profit net”) pentru a fi utilizat în analiza comparativă. De exemplu, dacă marja de profit net standard pentru o anumită industrie este de 50%, o nouă afacere din acel domeniu va ști ce performanță trebuie să atingă dacă dorește să rămână viabilă din punct de vedere competitiv. Marja de profit brut, care măsoară veniturile după contabilizarea cheltuielilor direct asociate cu producția de bunuri de vânzare, este un alt KPI comun bazat pe profit.

Un KPI financiar cunoscut ca „raport curent” se concentrează, în mare măsură, pe lichiditate și poate fi calculat prin raportarea activelor curente ale unei companii la datoriile sale curente.

O companie sănătoasă din punct de vedere financiar are, de obicei, suficienți bani la îndemână ca să-și  poată îndeplini obligațiile financiare pentru o perioadă de 12 luni. Cu toate acestea, diferite industrii se bazează pe sume obținute în urma finanțării prin datorii. Prin urmare, o companie ar trebui să compare doar raportul său curent cu raportul altor întreprinderi din aceeași industrie pentru a stabili modul în care fluxul său de numerar se încadrează în tipicitatea segmentului economic respectiv.

O altă clasificare a indicatorilor cheie de performanță este aceea care împarte KPI în indicatori cantitativi și calitativi.

Indicatorii cantitativi măsoară rezultate numerice: financiare, ore de muncă etc.

Indicatorii calitativi măsoară variabile nenumerice: opinii, gusturi etc. scalând aceste variabile nenumerice (de exemplu, vi se cere aprecierea unui serviciu sau produs pe o scară de la 1 la 10).

Indicatorii cheie de performanță pot reflecta rezultate ce urmează a fi realizate (ținte) sau rezultate ce au fost deja obținute (obiective realizate). De asemenea, KPI-urile se pot clasifica în:

• intrări – măsoară atributele (cantitatea, tipul, calitatea) resurselor consumate în procesele care produc rezultate;
• măsurătorile de proces sau de activitate – se concentrează pe modul în care eficiența, calitatea sau consistența proceselor specifice utilizate pentru a produce un rezultat specific;
• ieșiri – sunt măsurători de rezultat care arată cât de mult se lucrează și care definesc tot ceea ce se produce;
• rezultate – se concentrează pe realizări sau impact și sunt clasificate ca rezultate intermediare, cum ar fi conștientizarea mărcii de către clienți (un rezultat direct, de exemplu, al rezultatelor campaniilor de marketing sau de comunicare) sau a rezultatelor finale: păstrarea clienților sau vânzările (determinate de creșterea notorietății mărcii);
• obiectivele proiectului – răspund la întrebări cu privire la stadiul livrărilor și la progresele semnificative legate de proiecte sau inițiative importante.

Indicatorii cheie de performanță mai pot măsura și:

• obiectivele strategice – urmăresc progresul către țintele strategice și se concentrează pe consecințele dorite ale rezultatului final sau ale celui intermediar. Atunci când se utilizează un scorecard echilibrat, acești indicatori sunt utilizați pentru a evalua progresul organizației în atingerea obiectivelor strategice descrise în fiecare dintre următoarele patru perspective de scorecard echilibrat: Clienți/Acționari/Asociați; Financiar; Procese interne; Capacitatea organizațională;
• funcțiile operaționale – se axează pe tactici și operațiuni concepute ca să ofere informații pentru luarea celor mai bune decizii în ceea ce privește, de exemplu, livrarea zilnică de produse/servicii sau alte funcții operaționale;
• riscul – se axează pe factorii care pot amenința succesul companiei;
• caracteristicile forței de muncă – sunt axate pe evaluarea comportamentului uman, a abilităților sau performanțelor necesare pentru a executa obiectivele strategice fixate;

Care este rolul indicatorilor cheie de performanță?

Un set de indicatori cheie de performanță bun:

• furnizează dovezi obiective ale progresului pentru obținerea rezultatului dorit;
• măsoară ceea ce dorește compania să măsoare ca să poată lua decizii mai bine;
• oferă date comparabile care măsoară gradul de modificare a performanței în timp;
• poate urmări eficiența, eficacitatea, calitatea, actualitatea, conformitatea, comportamentele, economia, performanța proiectului, performanța personalului sau utilizarea resurselor.

Exemple de indicatori cheie de performanță

Exemple de indicatori de performanță pentru vânzări

• numărul de contracte noi semnate pe perioadă de timp;
• valoarea contractelor noi semnate pe perioadă de timp;
• numărul de clienți potențiali implicați în canalul de vânzare;
• ore de resurse cheltuite pentru urmărirea vânzărilor;
• timp mediu pentru conversie;
• cost mediu pentru conversie;
• vânzări nete – unități monetare (lei, euro) sau creștere procentuală;

Exemple de indicatori de performanță financiari

• creșterea veniturilor;
• marja de profit net;
• marja de profit brut;
• fluxul operațional de numerar;
• creanțe curente;
• cifra de afaceri;
• EBITDA

Exemple de indicatori de performanță din punct de vedere al clientelei

• numărul de clienți care revin (în magazin/pe website);
• cota de piață;
• valoarea medie a bonului de achiziție;
• rata produselor returnate;

Exemple de indicatori de performanță operaționali

• timpul de onorare a comenzii;
• timpul necesar pentru achiziție;
• evaluarea satisfacției angajaților;

Exemple de indicatori de performanță pentru marketing

• trafic lunar pe site;
• număr de clienți potențiali calificați;
• rată de conversie în achiziții pentru conținutul mesajului/reclamei;
• cuvinte cheie în primele 10 rezultate ale motorului de căutare;
• audiența unui mesaj/a unei reclame;

Alte aspecte importante legate de indicatorii cheie de performanță

În diferitele funcții de business, KPI-urile au o gamă largă de aplicații practice: de la indicatori zilnici (furnizează informații de gestionare în timp real) până la obiective de organizare pe termen mai lung.

Totodată, trebuie avut în vedere că, pe măsură ce obiectivele companiei se schimbă, este necesar să vă revizuiți și KPI-urile, periodic. În plus, când vine vorba despre indicatorii cheie de performanță, prezentarea este totul. Chiar și cea mai bună planificare, set de cunoștințe și metodologie pot face ca eforturile de conducere a unei companii spre realizarea unor obiective să se dovedească inutile, în cazul în care KPI nu reușesc să comunice eficient și clar țintele urmărite.

Concluzie

În esență, crearea de indicatori de performanță de succes se rezumă la înțelegerea aspirațiilor companiei folosind un proces clar și structurat.

Dezvoltarea unor indicatori de performanță semnificativi care urmăresc și vizualizează, în mod clar, performanța necesită o anumită planificare. Fiecare KPI trebuie să abordeze un anumit obiectiv de afaceri și să furnizeze informații exacte și în timp util pentru a evalua progresul în atingerea obiectivelor.

Un set de indicatori cheie de performanță bine construit ajută organizațiile să traducă viziunile în strategii și să urmărească impactul inițiativelor. Companiile beneficiază astfel de o serie de avantaje, cum ar fi o mai bună perspectivă asupra propriei activități și informații în timp real pentru a lua decizii în cunoștință de cauză.

[shortcode_newsletter]