Digitalizarea: comunicarea documentelor și semnătura electronică

Restricțiile impuse de autorități în contextul pandemiei de Covid-19 au accelerat demersurile privind comunicarea electronică a documentelor între operatorii economici și instituțiile publice. Comunicarea documentelor pe cale electronică ridică o serie de probleme din punctul de vedere al securității datelor și al autenticității actelor și semnăturilor.

 

Dispoziții legale privind comunicarea electronică

Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 39/2020 face precizări cu privire la cadrul legal de utilizare a documentelor în formă electronică, semnate electronic, emise de autoritățile publice sau de către contribuabili/operatori economici.

 

Orice document care este semnat cu semnătură electronică de către o autoritate este asimilat unui document pe hârtie semnat cu semnătură olografă, eliberat în mod tradițional până în prezent. În același timp, autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să accepte documente în formă electronică și cu semnătură electronică din partea operatorilor economici.

 

Fiecare autoritate sau instituție publică va decide, totuși, ce tip de semnatură electronică va accepta și va comunica acest lucru pe site-ul propriu. Comunicarea documentelor va fi făcută prin intermediul portalului fiecărei autorități sau, după caz, pe e-mail.

 

Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) a fost desemnat să furnizeze autorităților și instituțiilor publice servicii de certificare calificată pentru semnarea electronică a documentelor eliberate.

 

Vezi direct listele cu furnizori autorizați pentru semnături electronice.

Ce este semnătura electronică

Baza legală pentru utilizarea în România a semnăturii electronice este reprezentată de Legea nr. 455/2001 privind regimul juridic al semnăturii electronice și documentelor electronice și Regulamentul European 910/2014 (cunoscut și sub numele de Regulamentul eIDAS).

 

Astfel, există două tipuri de semnătură electronică:

• Semnătura electronică simplă

 

O astfel de semnătură se poate regăsi sub diferite forme, de exemplu:

(i) semnătura manuscrisă aplicată pe un document care este ulterior scanat și transferat pe cale electronică;

(ii) o bifă aplicată într-o casetă specială într-un un formular disponibil online pe un site de internet, pentru aprobarea, de exemplu, a unor termeni și condiții etc. Această semnătură are, totuși, o forță probatorie scăzută, pentru că nu oferă posibilitatea identificării fără echivoc a semnatarului.

 

• Semnătura electronică extinsă

Nivelul de securitate al semnăturii electronice extinse este superior celui conferit de semnătura simplă. Acest tip de semnătură trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiții:

1. este legată în mod unic de semnatar;

2. asigură identificarea semnatarului;

3. este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar (este realizata direct de pe dispozitivul semnatarului – calculator, tableta etc);

4. este legată de datele în formă electronică la care se raportează, astfel încât orice modificare ulterioară a acestora poate fi identificată;

 

Semnături electronice conform eIDAS

La rândul său, Regulamentul eIDAS prevede trei tipuri de semnătură electronică:

• Semnătura electronică simplă – cel mai scăzut nivel de securitate; acest tip de semnătură se regăsește și în legislația națională;
• Semnătura electronică avansată – cu un nivel de securitate mediu;
• Semnătura electronică calificată – cel mai ridicat nivel de securitate; este asimilată semnăturii electronice extinse prevăzute de Legea națională nr. 455/2001.

 

De menționat că semnătura electronică calificată are valoarea unei semnături olografe în statele membre ale UE, în timp ce semnătura electronică avansată nu are o astfel de caracteristică. Așadar, în raporturile cu implicații juridice reduse pot fi utilizate cu precădere semnătura electronică simplă și semnătura electronică avansată. Totuși, ca să eviți orice contestare privind validitatea semnăturii utilizate, este de preferat să folosești o semnătură electronică extinsă (calificată în accepțiunea Regulamentului eIDAS).

 

De notat că, în prezent, în România, anumite instituții publice, precum Registrul Comerțului, ANAF sau Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă, și-au digitalizat total sau parțial serviciile, oferind posibilitatea de a transmite și primi certificate sau alte documente sub formă electronică.

 

De exemplu, poți cere și obține de la Registrul Comerțului certificate și alte documente necesare societății tale în activitatea curentă, poți să depui cereri pentru operarea de modificări societare prin transmiterea unui dosar electronic, prin intermediul portalului dedicat. Registrul Comerțului cere persoanelor interesate o semnătură electronică extinsă (sau calificată, conform Regulamentului eIDAS, adică semnătura considerată a avea cel mai ridicat nivel de securitate).

 

ANAF acceptă, la rândul său, semnătura electronică pe documentele fiscale comunicate pe cale electronică.

Furnizori agreați pentru semnături electronice

În România există operatori care pot furniza aceste semnături electronice și care sunt agreați de autorități. Lista lor poate fi găsită aici, pe site-ul Comisiei Europene. De reținut, totuși, că poți alege orice furnizor autorizat la nivelul UE, indiferent de țara de proveniență..

 

Articol publicat de Universul Juridic.

 

Dacă ți se par utile informațiile de pe blogul Termene și vrei să afli când publicăm un nou articol, te poți abona la newsletterul nostru săptămânal.

Vreau să primesc newsletterul