Diagrama Gantt: Ce este și cum se realizează?

Diagrama Gantt reprezintă un instrument deosebit de important pentru analiza și planificarea proiectelor. Aceasta ilustrează grafic un program complex de activitate care ajută la planificarea, coordonarea și urmărirea sarcinilor specifice. O schemă Gantt este ușor de înțeles și de realizat și poate fi folosită pentru pregătirea proiectelor și stabilirea perioadei de desfășurare a acestora, în orice domeniu. Pe scurt, un grafic Gantt arată de cât timp este nevoie pentru a realiza un anumit lucru.

Cum în ultima vreme în mediul antreprenorial se pune mare accent pe managementul proiectelor, dată fiind complexitatea activităților zilnice, este obligatoriu să avem la îndemână un instrument atât de simplu a cărui eficacitate a fost dovedită în repetate rânduri. Iată ce trebuie să știi despre graficul Gantt de realizare a etapelor și activităților unui proiect.

Ce este diagrama Gantt?

Graficul Gantt este o metodă des întâlnită în managementul proiectelor. Aceasta se prezintă sub forma unei diagrame cu bare orizontale care ilustrează activitățile dintr-un anumit proiect, desfășurate în timp, indicând perioada de începere și de finalizare, precum și durata acestor activități. De asemenea, într-o schemă Gantt pot fi menționate și persoanele responsabile pentru îndeplinirea sarcinilor. Diagrama Gantt a fost inventată de către inginerul și sociologul de origine americană Henry Laurence Gantt în anul 1917. Gantt a desenat graficul care îi poartă numele între anii 1910-1915, pentru a programa producția la o companie din SUA.

Actual și încă foarte eficient, graficul Gantt reprezintă în esență un calendar al activităților ce urmează să fie implementate într-un proiect, activități ce se colorează cu o bară continuă, sarcină cu sarcină. Cunoscută și sub denumirea de Bar Chart, schema Gantt a fost probată în repetate rânduri din 1917 încoace și încă a rămas la fel de relevantă pentru planificarea proiectelor și urmărirea progresului acestora.

Rolul diagramei Gantt în managementul de proiect

Un proiect se definește ca o acțiune amplă menită să atingă un scop bine definit. Principalele caracteristici ale acestuia sunt obiectivul, care neapărat trebuie să fie SMART, activitățile și sarcinile, corelate logic și tehnologic, și procesul prin care se stabilesc etapele proiectului și ordinea de execuție a acestora. În toată schema, componenta “timp” este critică, pentru că degeaba știi ce vrei să faci, dacă nu poți să determini și în cât timp vei realiza ceea ce ți-ai propus.

În acest sens, un grafic Gantt va permite evidențierea grafică a activităților desfășurate, bugetului alocat implementării proiectului și orizontului de timp estimat pentru îndeplinirea sarcinilor.

Schema Gantt ilustrează foarte clar stadiul unui proiect, cu ajutorul său fiind obținute informații despre timpul alocat sarcinilor și eventualele depășiri de termen. Este un instrument de analiză și planificare, accesibil, care prezintă timpii de început și de încheiere, dar și durata activităților. Un grafic Gantt ajută la rezolvarea interdependenței temporale a sarcinilor, înțelegerea și urmărirea proiectului deoarece multe activități se desfășoară concomitent și deseori trebuie să preceadă activități ulterioare.

Când trebuie realizată diagrama Gantt?

Graficul Gantt de realizare a etapelor și activităților unui proiect poate fi întocmit în următoarele situații:

• Pentru planificarea sau monitorizarea tuturor activităților dintr-un proiect,
• Pentru a comunica planul sau stadiul în care se află un proiect,
• Pentru obținerea unei imagini de ansamblu a suprapunerii activităților din proiect,
• Pentru a demonstra că anumite sarcini depind de îndeplinirea sarcinilor anterioare,
• Pentru a instrui la un nivel înalt secvența și durata sarcinilor sau proceselor specifice ale unui proiect de construcție,
• Pentru gestionarea proiectului și eliminarea problemelor de programare.

Cum se realizează diagrama Gantt?

Diagrama Gantt este un instrument frecvent utilizat în managementul proiectelor întrucât ajută la planificarea activităților și urmărirea progresului. Este o matrice simplă, ușor de realizat, construită cu o axă orizontală ce reprezintă durata totală a timpului pentru un proiect (ore, zile, săptămâni, luni) și o axă verticală ce evidențiază sarcinile care alcătuiesc respectivul proiect. Pe lângă cele două axe, schema Gantt conține și o zonă grafică cu bare orizontale pentru fiecare activitate ce conectează simbolurile, timpii de început și de încheiere. Un grafic Gantt poate fi realizat pe o foaie de hârtie, în programele Excel, Word sau PowerPoint ori într-un soft specific managementului de proiect, de exemplu Microsoft Project. Iată care sunt etapele de întocmire a diagramei Gantt:

1. Stabilește și enumeră activitățile care trebuie efectuate pentru a realiza proiectul. Identifică durata de timp necesară pentru fiecare sarcină în parte și stabilește succesiunea activităților. De asemenea, determină dacă există jaloane-cheie (milestones), adică evenimente semnificative în desfășurarea proiectului.
2. Stabilește și enumeră activitățile care trebuie efectuate pentru a realiza proiectul. Identifică durata de timp necesară pentru fiecare sarcină în parte și stabilește succesiunea activităților. De asemenea, determină dacă există jaloane-cheie (milestones), adică evenimente semnificative în desfășurarea proiectului.
3. Desenează o axă orizontală a timpului în partea superioară a paginii. Alege unitatea de timp potrivită pentru proiect: ore, zile, săptămâni sau luni, cu diviziuni egale ale unității de timp.
4. În partea stângă notează succesiv, pe orizontală, fiecare activitate din cadrul proiectului în ordinea cronologică a efectuării ei și jaloanele identificate. Pentru evenimentele care au loc punctual se desenează un romb în dreptul zilei/săptămânii când trebuie să aibă loc, iar pentru activitățile cu durată mai mare de timp se desenează o bară de-a lungul intervalului necesar. Ambele forme vor avea doar contur deocamdată, nu vor fi umplute.
5. Pe măsură ce planul înaintează, se umplu romburile și barele desenate anterior pentru a se indica finalizarea activităților. Dacă sunt și activități în curs de desfășurare, atunci se estimează cât s-a parcurs din acestea și se va umple doar cantitatea corespunzătoare din bară.

Exemplu de diagramă Gantt

Schema Gantt presupune determinarea activităților proiectului, estimarea duratei de timp și planificarea sarcinilor. Un exemplu de grafic Gantt poate fi construirea unui spital sau implementarea unui soft pentru evidența pacienților în domeniul sănătății. Acest instrument este perfect pentru managementul proiectelor, așa că poate fi utilizat în aproape orice domeniu de activitate.

Să presupunem că o firmă de amenajări interioare urmează să renoveze un apartament pe care proprietarul abia l-a cumpărat. În primul rând trebuie să definim activitățile ce vor fi realizate în imobil, să stabilim durata de timp necesară pentru fiecare în parte, succesiunea sarcinilor și persoanele responsabile pentru îndeplinirea acestora. Iată un exemplu de diagramă Gantt foarte simplu și ușor de efectuat:

Concluzie

Un grafic Gantt este deosebit de util în planificarea de proiecte și stabilirea perioadei de desfășurare a acestora. Pe lângă faptul că ajută la organizarea activității, estimarea duratei de timp și programarea resurselor necesare, schema Gantt ajută la monitorizarea sarcinilor și depășirea momentelor critice ale proiectului, atunci când acesta trebuie finalizat până la o anumită dată.

Totuși, nu este recomandat ca întâlnirile specifice sau procesele de revizuire să fie notate pe o diagramă Gantt, întrucât acestea ar putea apărea pe o perioadă lungă de timp. Graficul Gantt este una dintre cele mai simple, valoroase și des utilizate instrumente pentru planificare, așa că îl poți folosi cu încredere pentru proiectele tale!

Încă nu ai cont pe Termene.ro?