Activitatea notarială se va face digital pe platforma Top-not din 2026. Părțile primesc documentele online, iar în unele cazuri nici nu mai merg la notar

• Guvernul României a aprobat astăzi, 14 noiembrie, în ședința de guvern, să inițieze un proiect de lege care reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică. Digitalizarea activităților notariale se va termina în 18 luni de la publicarea proiectului în Monitorul Oficial, timp în care se va realiza platforma digitală Top-not și se va asigura securizarea sa.

Astfel, prin intermediul platformei Top-not, notarii vor putea legaliza documente și în variantă digitală care să aibă aceeași valoare ca și documentele pe hârtie. În plus, nici nu va mai fi nevoie, în anumite situații, de prezența solicitanților care au nevoie de atestarea unor documente din partea unui cabinet notarial.

După ce Executivul de la Palatul Victoria a aprobat inițiativa de lege, acum proiecte va fi trimis în Parlament, unde va fi dezbătut mai întâi în Senat și apoi în Camera Deputaților. Dacă cele două camere vor aproba proiectul, cu sau fără modificări, apoi acesta va fi trimis spre promulgare și apoi va fi publicat în Monitorul Oficial.

Prin proiectul de lege se stabilește în primul rând următoarele două reguli de funcționare a activității notariale în regim digital.

• Actele și procedurile notariale în formă electronică se îndeplinesc de către notarul public numai prin intermediul platformei informatice/electronice Top-not, ale cărei operaționalizare şi funcționare sunt reglementate de prezenta lege.
• Actul notarial în formă electronică, purtând semnătura electronică/digitală calificată a notarului public, precum și sigiliul electronic calificat al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, denumită în continuare Uniunea, aplicat de platforma Top-not, este de autoritate publică și produce aceleași efecte juridice ca același act notarial întocmit pe suport hârtie.

Notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

Calendarul: este nevoie de 18 luni pentru digitalizare

În prezent, majoritatea procedurilor notariale sunt realizate „în persoană” și „pe hârtie”, cu utilizarea echipamentelor și instrumentelor digitale limitată în principal la procesele interne, precum înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală sau succesiunilor în registre electronice. Comunicarea cu bazele de date publice (Direcția de Evidență a Persoanei, Agenția Națională de Cadastru etc.) are loc electronic, însă relația notar-client rămâne preponderent fizică.

În documentele guvernului se precizează că:

În termen de 6 luni de la data publicării prezentei legi în Monitorul Oficial al României, Președintele Autorității pentru Digitalizarea României va emite decizia pentru aprobarea normelor privind procedura de avizare a platformei Top-not.

Până la data intrării în vigoare a prezentei legi, Uniunea va operaționaliza platforma Top–not și, în vederea realizării schimbului de date, va asigura posibilitatea interconectării acesteia cu Platforma națională de interoperabilitate și cu Registrul național al registrelor, prevăzute de Legea nr. 242/2022 privind schimbul de date între sisteme informatice şi crearea Platformei naționale de interoperabilitate.

În termen de 1 an și 6 luni de la data publicării prezentei legi în Monitorul Oficial al României, Partea I, ministrul justiției, adoptă, prin ordin, la propunerea Consiliului Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, normele privind punerea în aplicare a dispozițiilor prezentei legi și de asigurare a cadrului de management şi stocare a datelor a platformei Top-not, inclusiv stabilirea categoriilor de date prelucrate şi găzduite de această platformă.

Cum se face activitatea notarială acum

Situația de acum obligă notarii să colecteze documente fizice de la clienți și să transmită versiunile electronice (scanate și semnate electronic) către registrele electronice notariale și arhiva proprie. Având în vedere ritmul rapid al progresului tehnologic și deschiderea populației către noile tehnologii — reflectată de statisticile INS, conform cărora 85,7% dintre români utilizează internetul — digitalizarea activității notariale devine o necesitate, impunând reglementări adaptate actualei realități juridice și socio-economice.

Într-un context dinamic, unde tehnologia evoluează rapid, serviciile notariale trebuie să își adapteze practicile pentru a răspunde nevoilor societății. Acest lucru poate fi realizat printr-o utilizare inteligentă a soluțiilor digitale, fără a compromite drepturile constituționale sau principiile profesiei notariale, ci asigurând totodată securitatea circuitului juridic civil.

Ce se schimbă

Digitalizarea serviciilor notariale aduce o nouă abordare socială și juridică, în special prin flexibilitatea tehnologiilor de securitate cibernetică.

„O parte dintre procedurile reglementate de Legea nr. 36/1995 pot fi transmise digital, respectând însă garanțiile oferite de activitatea notarială. Implementarea unui cadru legal pentru digitalizarea notariatelor, conform normelor de securitate și confidențialitate, ar simplifica și securiza operațiunile, reducând munca manuală și redundanțele din activitatea notarială”, se precizează în expunerea de motive a proiectului.

Pentru succesul acestui proces, digitalizarea necesită o viziune legislativă care să urmărească obiective precum simplificarea procedurilor notariale, eficientizarea administrativă și formarea competențelor digitale ale notarilor. De asemenea, este esențială dezvoltarea de politici de conduită profesională, cu sprijinul instituțiilor juridice.

Platforma Top-not: Instrumentul de digitalizare a activităților notariale

Proiectul de lege prevede crearea platformei informatice Top-not, gestionată de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (Uniunea).

Aceasta va facilita nu doar stocarea și administrarea actelor notariale, dar și schimbul securizat de date, asigurând confidențialitatea și integritatea informațiilor. Platforma va permite, de asemenea, colaborarea între notarii publici și instituțiile publice prin mecanisme sigure de jurnalizare și auditare a datelor.

Top-not va asigura schimbul de informații între notarii publici și instituții centrale și locale, sub reguli stricte de trasabilitate și securitate, stabilite și monitorizate de Uniune. Orice modificare a funcționalităților platformei va necesita notificarea Autorității pentru Digitalizarea României.

Acte legalizate fără prezența fizică a părților

Conform legii, notarii publici vor putea întocmi acte atât pe suport fizic, cât și electronic, însă pentru aceasta vor necesita autorizație din partea Uniunii și acces la platforma Top-not. Activitatea notarială electronică se va desfășura exclusiv la sediul notarului, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează electronic.

Există și anumite acte, cum ar fi consultările juridice scrise, stocarea documentelor în arhiva electronică și legalizarea traducerilor autorizate, care vor putea fi realizate exclusiv online, fără prezența fizică a părților.