Sfaturile oferite de reprezentanții Fiscului pentru înregistrarea în scopuri de TVA și facturarea electronică a instituțiilor publice

• Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) a emis o serie de reguli privind înregistrarea instituțiilor publice în scopuri de TVA și utilizarea sistemului național RO e-Factura. Aceste măsuri vizează clarificarea statutului fiscal al instituțiilor publice și alinierea la normele europene privind digitalizarea proceselor financiare.

O persoană este considerată impozabilă dacă desfășoară activități economice în mod independent, indiferent de locul desfășurării și de rezultatul acestora. Activitățile economice includ producția, comerțul, prestările de servicii, activitățile extractive, agricole și profesiile liberale.

Instituțiile publice nu sunt considerate persoane impozabile atunci când desfășoară activități în calitate de autorități publice, chiar dacă percep taxe, onorarii sau redevențe.

Când sunt impozabile instituțiile publice

Cu toate acestea, în situațiile în care aceste activități ar crea distorsiuni concurențiale dacă instituțiile publice ar fi scutite de TVA, ele devin persoane impozabile.

Instituțiile publice sunt considerate persoane impozabile în următoarele cazuri:

• Furnizarea de apă, gaze, energie electrică și termică;
• Telecomunicații;
• Transport de bunuri și persoane;
• Servicii prestate în porturi și aeroporturi;
• Activități comerciale precum organizarea de târguri și expoziții;
• Depozitare și servicii conexe;
• Activitățile agențiilor de publicitate, de călătorie și ale magazinelor destinate personalului;
• Operațiunile posturilor publice de radio și televiziune;
• Intervenții agricole reglementate prin norme europene.

Instituțiile publice trebuie să depună formularul 040 – „Declarație de înregistrare fiscală/Declarație de mențiuni/Declarație de radiere pentru instituțiile publice” pentru înregistrarea în scopuri de TVA. Acesta este disponibil pe portalul ANAF.

În cazul modificărilor ulterioare ale datelor fiscale, instituțiile publice trebuie să depună formularul 700, care se transmite exclusiv electronic.

Înregistrarea instituțiilor publice în scopuri de TVA

Conform Codului fiscal, instituțiile publice care desfășoară activități economice sunt obligate să se înregistreze în scopuri de TVA.

Codul de înregistrare TVA este atribuit doar pentru partea din activitatea instituției care este impozabilă. Pentru activitățile exercitate exclusiv ca autoritate publică, se atribuie un cod fiscal distinct.

Dacă actul de constituire al instituției publice nu specifică desfășurarea unor activități economice, aceasta este considerată persoană impozabilă pentru toate activitățile și va primi un cod unic de înregistrare TVA precedat de prefixul „RO”.

Instituțiile publice care nu sunt obligate să se înregistreze normal în scopuri de TVA pot fi obligate să se înregistreze conform art. 317 din Codul fiscal pentru plata TVA aferentă achizițiilor intracomunitare de bunuri și servicii. Acestea primesc un cod de TVA distinct, utilizat doar pentru tranzacțiile intracomunitare.

În cazul în care instituția publică, deja înregistrată pentru achiziții intracomunitare, este ulterior înregistrată ca plătitor de TVA conform art. 316, înregistrarea pentru tranzacții intracomunitare este anulată automat.

Obligațiile privind utilizarea RO e-Factura

Sistemul național RO e-Factura, reglementat prin OUG nr. 120/2021, permite transmiterea și procesarea electronică a facturilor într-un format XML structurat. Acesta este obligatoriu pentru instituțiile publice în relațiile B2G (Business to Government), cu excepția contractelor clasificate și celor ce necesită măsuri speciale de securitate.

Instituțiile publice au obligația de a:

• Recepționa și descărca facturile electronice prin RO e-Factura;
• Verifica legalitatea și conformitatea acestora;
• Înregistra documentele în sistemul contabil conform legislației în vigoare.

Plățile către furnizori din bugetul instituțiilor publice vor fi efectuate doar dacă facturile respectă normele impuse prin Legea nr. 139/2022.