Statul de plată: Ce este și cum se completează?

Conform prevederilor legislative în vigoare în România, orice companie care are angajați trebuie să dețină un document privitor la drepturile salariale ale acestora. Statul de plată sau statul de salarii, cum mai este denumit, cuprinde calculul drepturilor bănești ale angajaților, dar și al contribuțiilor de asigurări sociale ale acestora, impozitul sau alte datorii.

Ce este statul de plată și ce cuprinde

Statul de plată sau de salarii este documentul care stă la baza calculului salarial al angajaților unei firme și cuprinde drepturile bănești ale acestora dar și impozitul sau alte sume datorate. Acest tip de document, înregistrat în contabilitatea companiei respective, trebuie să prezinte, detaliat, fiecare sumă calculată și să evidențieze numărul de ore lucrate de fiecare angajat în parte.

Cine întocmește statele de plată

Departamentele implicate în realizarea statului de salarii sunt:

• departamentul financiar-contabil;
• departamentul care a întocmit statul de salarii (de obicei, Resurse Umane);
• casieria unității;
• persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv în unitate și să aprobe plata.

Pentru exactitatea datelor, statul de plată al salariilor trebuie semnat de către conducătorul firmei respective, al departamentului financiar-contabil și al persoanei care întocmește actul respectiv.

Statul de plată trebuie semnat atât de persoana care a generat calculul și întocmește actul respectiv, cât și de fiecare angajat pentru care a fost efectuat calculul salarial.

Conform articolului 168 din Codul muncii, prin semnarea statelor de plată și a altor documente justificative, se face dovada faptului că au fost plătite salariile angajaților. Statul de plată nu trebuie confundat, însă, cu fluturașul de salariu, care se înmânează direct angajatului.

Cum se completează statul de plată

Statul de plată al salariilor reprezintă un act ce se întocmește lunar, în două exemplare. În statul de plată trebuie să fie incluse plățile realizate în cursul lunii respective, iar acesta se întocmește în baza:

• pontajelor angajatului, adică a documentelor care atestă numărul de ore lucrate, în fiecare lună;
• documentelor cu privire la avans, concedii de odihnă și certificate medicale;
• documentelor cu privire la reținerile legale.

În cazul persoanelor salarizate în acord, acesta trebuie să țină cont de documentele de centralizare individuală a salariului.

Cele două exemplare ale statului de plată se arhivează la departamentul financiar-contabil și, după caz, la compartimentul care a întocmit statul de salarii. Statele de plată sunt confidențiale, iar societatea comercială are obligația de a păstra respectivele înregistrări timp de 50 de ani.

Ce informații trebuie să conțină statul de plată

Informațiile minime obligatorii pe care trebuie să le conțină un stat de salarii sunt:

• denumirea societății comerciale, a secției și a serviciului;
• denumirea formularului, luna și anul pentru care a fost realizat;
• numele și prenumele angajatului;
• venitul brut;
• contribuția individuală de asigurări sociale;
• contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj;
• contribuția individuală de asigurări sociale de sănătate;
• cheltuieli profesionale;
• venitul net;
• deducerea personală de bază;
• deduceri suplimentare;
• venit baza de calcul;
• impozitul calculat și reținut;
• salariul net al angajatului;
• semnăturile conducătorului unității, a șefului departamentului financiar-contabil, a persoanei care întocmește statul de plată.

Salariile angajaților se virează odată sau de două ori pe lună, în baza înregistrărilor din statul de plată. Plățile realizate în cursul lunii, de exemplu, avansul, lichidarea, indemnizația de concediu etc, sunt incluse și ele în statul de salarii, pentru ca acesta să cuprindă întreaga sumă a salariului calculat și toate reținerile legale din perioada de decontare.

Întocmirea statelor de plată se face cu ajutorul unui soft specializat pentru salarii, care generează toate informațiile necesare. Acesta conține detalii, inclusiv, pentru pontajele fiecărui angajat în parte, care, altfel, ar consuma destule resurse de timp, în special, în cazul companiilor mari.

Încă nu ai cont pe Termene.ro?