Recuperarea facturilor neîncasate – intern sau externalizat?

Intern sau externalizat? Asta e dilema oricărui director general când vine vorba despre recuperarea facturilor neîncasate. Colectezi creanțele cu personalul propriu sau externalizezi serviciul către o agenție specializată?

Dl. O era directorul general al unei companii care oferea echipamente și consumabile pentru cabinetele și spitalele veterinare. Firma creștea cu repeziciune stimulată de pasiunea tot mai mare a românilor pentru animale de companie.

Când devine mai eficient să externalizezi recuperarea facturilor neîncasate

Cât timp emitea sub 100 de facturi lunar, colectarea era asigurată de vânzători, care erau stimulați de faptul că numai facturile plătite de clienți intrau în calculul bonusului lor. Acum, însă, emite aproape 450 de facturi lunar. Dintre acestea, 15% înregistrează întârzieri la plată, iar întârzierea medie este de 45 de zile.

Citește mai multe despre costul real al facturilor neîncasate în articolul nostru ”Cât costă facturile încasate cu întârziere”.

Colectarea cu personal propriu era rentabilă când portofoliul de clienți era restrâns. Dar acum, la 68 de facturi întârziate lunar și câte trei apeluri necesare pentru a obține plata restanțelor, se strâng câte 102 apeluri lunar de făcut de către fiecare dintre cei doi vânzători ai companiei. Este mult prea mult și dl. O realizează că vânzătorii sunt distrași de la sarcina lor de a vinde.

– Uite cum stă treaba, mi-a spus el, sunt decis să angajez pe cineva să sune clienții și să se ocupe de colectare. Știu că putem reduce întârzierea medie la 15 zile și am să plătesc salariul specialistului în colectare cu diferența de cost de finanțare.

– Ai calculat cât înseamnă asta?

Mi-a spus că nu a calculat, dar este sigur că se justifică investiția. Problema lui era că nu găsea pe cineva cu experiența în colectare care să accepte postul oferit de el. Aparent, cei cu experiență înțelegeau că e mult de muncă pentru a pune pe picioare un departament de colectare. Ar angaja pe cineva fără experiență, dar de la cine să învețe? Și cine să organizeze departamentul, să scrie procedurile? În stadiul actual ar dura trei luni înainte ca noul departament să fie operațional, dacă ar găsi specialistul cu experiența în colectare și management care să fie capabil să-l construiască de la zero.

Decizia corectă se ia pe baza calculelor

Conform evaluării Glassdoor, dl. O ar plăti 4672 lei lunar (costul muncii, doar salariul și taxele aferente) pentru un colector de facturi neîncasate cu experiență medie. Dar el avea nevoie de unul experimentat, așa încât un buget cu 50% mai mare ar fi realist.

L-am sfătuit pe dl. O să apeleze la serviciile de colectare disponibile prin platforma termene.ro. Apelând la serviciile KRUK imediat după ce o factură ar ajunge la scadență, i-ar permite să beneficieze de cel mai mic comision de recuperare.

Practic, dl. O ar plăti 1,8% x 68 facturi x 900 lei (valoarea medie a unei facturi întârziate), adică 1101,6 lei lunar. Cu alte cuvinte, ar plăti o cincime din costul salarial pe care ar trebui să îl acopere dacă ar angaja un specialist în colectare. Și acesta ar fi costul total, fără alte costuri administrative, fără investiții în tehnică de calcul, în comunicații, software și fără niciun alt cost asociat.

Vânzătorii ar fi eliberați de sarcinile de colectare și s-ar putea concentra asupra vânzărilor. Creșterea în continuare a portofoliului de clienți și a numărului de facturi cu întârzieri nu ar necesita angajarea mai multor oameni, cheltuieli cu spațiile adminstrative și gestionarea acestora sau probleme de acomodare a noilor angajați.

Dacă pui pe hârtie costurile unui departament intern de colectare și le compari cu costul apelării la un specialist în colectare cum este KRUK, vei vedea că trebuie să fii o companie foarte mare, cu foarte multe facturi cu întârzieri, ca să aibă sens înființarea unuia. Și chiar și atunci e benefic pentru tine să ai cont în platforma termene.ro, pentru că informațiile conforme cu realitatea despre clienții tăi sunt cruciale atunci când vrei să gestionezi facturile neîncasate, precum și atunci când faci vânzări, studii de marketing sau campanii de promovare.

Dacă ți se par utile informațiile de pe blogul Termene și vrei să afli când publicăm un nou articol, te poți abona la newsletterul nostru săptămânal.